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    Faire de la gestion de projets un levier de croissance pour l’entreprise

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    En échangeant régulièrement avec des décideurs IT concernant la gestion de projet, les questions suivantes se présentent régulièrement :

    1. Comment puis-je automatiser les tâches de gestion de projet les plus courantes, comme le suivi du temps passé (ou time tracking) ou la mise à jour des tâches affectées à mes collègues ?
    2. Comment puis-je gagner en compréhension et analyse sur mes projets ?
    3. Comment puis-je améliorer la collaboration et communication au sein de mon équipe et de mes intervenants externes ?

    S’ils sont réalisés correctement, le suivi de temps passé (reporting) et la collaboration d’équipe permettent bien sûr de gagner en efficacité au niveau du projet, mais aussi de meilleurs résultats pour l’entreprise.

    Le suivi du temps est un élément fondamental dans la gouvernance de la majorité des équipes-projet. En règle générale, chaque membre d’équipe doit indiquer les heures passées de la semaine sur chaque projet afin qu’il soit possible de suivre correctement l’avancement des tâches et d’établir les processus de paiement. Souvent, les informations de suivi du temps sont comparées à ce qui était planifié, et enregistrées dans des feuilles de calcul ou des bases de données provisoires en mode ad-hoc, ce qui en limite le potentiel par la suite.

    Comment les entreprises peuvent-elles tirer parti de ces données ?

    Les informations de suivi de temps passé et de suivi de tâches sont extrêmement intéressantes pour planifier les projets en cours, suivre leur bon déroulement, gérer/optimiser les coûts et établir des rapports pertinents. Au lieu d’employer en mode ad hoc des processus manuels ou des outils tiers et feuilles de calcul, les chefs de projet devraient s’appuyer sur un processus intégré de suivi du temps. Celui-ci pourrait contribuer en toute transparence à planifier leurs projets et à suivre l’avancement des tâches de façon plus simple et permettre de réagir plus rapidement à tout écart constaté.

    Chaque entreprise peut obtenir un bénéfice encore plus important en utilisant un outil de reporting et de planification de projets standardisé au sein de toute l’organisation. À mesure que les membres des équipes projet réalisent leurs tâches assignées et soumettent leurs feuilles de temps, de plus en plus d’analyses intéressantes peuvent émerger, notamment sur les plans de charge des ressources, la performance des projets selon les régions ou les divisions-métiers. Grâce à ces informations-clés, les DSI peuvent ainsi réaliser le bon ajustement tactique ou stratégique, comme réaffecter certaines ressources ou embaucher du personnel supplémentaire.

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    Détecter les problèmes et identifier les risques

    Un outil de gestion des tâches et des feuilles de temps qui fait partie d’une solution plus globale de gestion de projet permet aux membres de l’équipe de détecter les problèmes et les risques associés à certaines tâches. Ainsi, un chef de projet peut être informé très rapidement d’un risque de dérapage dans le planning et peut anticiper sur les mesures correctives à prendre.

    Enfin, une solution de reporting et de planification de projet doit pouvoir proposer une solution robuste de collaboration, cette dernière permettant aux membres d’équipes et aux parties prenantes externes de stocker, suivre et partager des documents dans un environnement social qui intègrerait à la fois les échanges par voix, messagerie instantanée et emails.

    En cohérence avec toutes ces problématiques présentées précédemment, nous avons mis à disposition depuis le 1er mai Project Lite, complémentaire à Project Online ou Project Server, qui constitue une solution attractive et évoluée notamment pour soumettre des feuilles de temps, gérer ses tâches, détecter tous problèmes ou risques, et assurer une étroite collaboration entre les membres de l’équipe et tous les responsables concernés.

    Project Lite propose un grand retour sur investissement en démocratisant la gestion de projet à la portée de tous : il est désormais possible aux membres d’équipe de participer plus efficacement et ainsi de se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée, comme notamment, la réussite du projet en cours.

    Plus d’informations sur Project Lite

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