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    Comment créer une liste déroulante dans une cellule avec Excel

    1

    office liste

    Afin d’éviter des saisies fastidieuses ou éviter les erreurs, il est utile de créer une liste déroulante dans une cellule d’Excel grâce à la validation de données. Pour la création, vous avez 2 méthodes : saisir les données manuellement, utiliser une plage ou un tableau.

    Prenons l’exemple suivant d’un tableau où je veux saisir la classe et le nom de l’élève.

    Exemple tableau

    Saisie manuelle d’une liste déroulante

    1. Sélectionnez la plage concernant les classes.
    2. Utilisez la commande Validation des données sur l’onglet Données.
      Validation des données
    3. Choisissez Liste dans la liste Autoriser, puis saisissez vos données en les séparant d’un point-virgule.
      Validation des données en liste
    4. Validez avec Ok, votre liste déroulante est prête
      Une liste dans une cellule

    Une liste déroulante à partir d’une plage

    Création

    1. Préparez une plage contenant la source de votre liste, puis sélectionnez-la avec son titre.
    2. C’est plus pratique ensuite de nommer la plage, ainsi on pourra plus facilement ajouter de nouvelles données à la liste.
      • sur l’onglet Formules, cliquez sur le bouton Depuis sélection.
        Nom depuis sélection
      • dans la fenêtre qui suit, choisissez Ligne du haut.
        Nom depuis étiquette
    3. Sélectionnez maintenant la plage où vous désirez avoir une liste déroulante.
    4. Utilisez la commande Validation des données sur l’onglet Données puis choisissez Liste.
    5. Placez votre curseur dans la zone Source et appuyez sur la touche F3. Cette dernière affichera la liste des noms définis dans le classeur.
    6. Sélectionnez votre nom et Ok.

    Etapes d'une liste

    Ajout d’une donnée dans la liste source

    Lorsque vous voudrez ajouter une donnée dans la liste source, ajoutez-la à l’intérieur de la plage existante et non à la fin.

    Afin d’éviter cela, vous pouvez :

    1. transformer votre plage source de la liste en un tableau : sur l’onglet ACCUEIL > Mettre sous forme de tableau.
    2. Renommez votre tableau, à gauche de l’onglet CREATION;
    3. Mais il faut maintenant modifier la source de votre nom (dans notre cas : « Elèves ») :
      • sur l’onglet FORMULES, cliquez sur Gestionnaire de noms.
      • Sélectionnez le nom à modifier et cliquez sur le bouton Modifier…
      • Supprimer tout ce qui se trouve dans la zone Fait référence à
      • Sélectionnez la colonne source sans le titre
      • Validez avec Ok.
        Nommer colonne d'un tableau
    4. Vous pouvez maintenant ajouter vos nouvelles données en bas de la liste, elles seront automatiquement ajoutées dans la liste déroulante.

    Nous avons maintenant 2 listes déroulantes dans notre tableau de notation, mais ce serait encore mieux si la liste pour les élèves dépendait de la classe choisie.

    Une liste déroulante dépendant d’une cellule.

    Il faut tout d’abord compléter le tableau source de la liste des élèves en y ajoutant la classe.

    liste source

    Puis nommez le tableau « Eleves » (à gauche de l’onglet CREATION) et le trier en ordre croissant sur la classe. Procédez ensuite ainsi :

    1. Ouvrez de nouveau le gestionnaire de noms.
    2. Sélectionnez le nom « Elèves ».
    3. Modifier la zone Fait référence à  par la formule :
      =DECALER(Eleves;EQUIV(Tableau1[@Classe];Eleves[Classe];0)-1;1;NB.SI(Eleves[Classe];Tableau1[@Classe]);1)
      Remplacer Tableau1 par le nom de votre tableau de notes.

    DECALER permet de récupérer une plage à partir d’une cellule ou d’une plage en indiquant :

    • la plage de référence
    • le décalage vertical.
      EQUIV permet de récupérer la position de la 1ère occurrence de la classe choisie. Nous soustrayons 1 à cette position car nous voulons la valeur du décalage et non de la position.
    • le décalage horizontal, ici 1 (pour avoir la 2e colonne).
    • le nombre de lignes en hauteur à récupérer
      NB.SI permet de récupérer le nombre d’occurrences de la classe choisie
    • le nombre de colonnes à récupérer, ici 1 (nous ne récupérons qu’une colonne).

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    • fcouma

      Bonjour
      Pour les listes déroulantes liées, pourquoi ne pas utiliser la fonction INDIRECT comme référence de plage dans la boîte de dialogue « Noms de cellule ».
      C’est beaucoup plus court que la formule avec DECALER ,NB.SI …
      Ou alors votre méthode apporte quelque chose de différent ?