show/hide menu
Non classé

Évitez de toujours saisir les mêmes mots.

0

Il arrive fréquemment que l’on soit obligé de taper les mêmes informations dans un même document, d’un document à l’autre, d’un jour à l’autre. La solution la plus fréquemment utilisée est le copier/coller, avec comme inconvénient majeur que le contenu du presse papier est vidé lorsque vous éteignez votre PC.

Avec un  copier ? coller

Le copier/coller est la solution la plus facile et la plus utilisée pour dupliquer une donnée dans un document. L’utilisation du volet presse papier facilité encore plus cette manipulation.

Si vos données sont liées entre elles, un simple copier coller ne fera pas l’affaire, mais si vous faites un copier coller avec liaison, lorsque la source est modifiée, la copie l’est aussi.

image

Si cette information se retrouve un grand nombre de fois dans votre document, vous serez obligé de répéter l’opération pour chacune d’entre elle.

Vous devez au moins entrer le texte au moins une fois dans votre document pour pouvoir utiliser cette méthode.

Si vous avez utilisé une liaison, la mise à jour de toutes les occurrences se fait par la combinaison des touches Ctrl + a pour sélectionner l’ensemble du document et ensuite F9.

En utilisant les insertions automatiques.

Cette fonction était absente de la version 2007, mais est à nouveau présente dans la version 2010. Leur utilisation est assez simple, vous sélectionnez une portion de texte de votre document, avec ou sans mise en forme.

image

 

image

Dans l’onglet Insertion, choisissez le bouton QuickPart du groupe Texte, dans la liste, vous avez l’entrée Insertion automatique.

image

À la fin de la liste des Insertions automatiques, vous avez la possibilité d’ajouter la sélection.

image

Une boîte de dialogue s’ouvre.

image

Le nom que vous allez donner à votre entrée est très important, c’est ce nom qui permettra l’utilisation de cette entrée. L’emplacement que vous choisirez dans la case Enregistrer dans déterminera la portée ou disponibilité de votre entrée. Si vous l’enregistrez dans un modèle précis, elle ne sera disponible que pour les documents basés sur ce modèle (vous devez avoir ce modèle ouvert), vous avez aussi le Normal.dotm, elle sera alors disponible pour tous vos documents ou aussi modèle Building Blocks.dotx qui aura un effet similaire au Normal.dotm.

image

L’utilisation est très simple, tapez sur votre document le nom que vous avez choisi suivi et utilisez ensuite la touche F3.

Votre texte est inséré avec sa mise en forme.

 

En détournant certaines fonctionnalités.

Word possède un outil permettant de corriger le texte saisi au cours de la frappe. Le but initial de cet outil est la correction des erreurs de frappes les plus fréquentes comme les inversions de lettres ou encore les fautes d’orthographes les plus fréquentes. Vous pouvez ajouter des entrées à cette liste pour ?corriger? les fautes que vous commettez régulièrement.

C’est cette fonction que nous allons détourner pour nous faciliter la vie.

Vous avez la responsabilité de gérer du personnel et régulièrement, vous devez compléter des listes avec les mêmes données,…

Nous allons voir comme faire pour utiliser les corrections automatiques pour ne pas devoir entrer la totalité du texte.

Dans l’onglet Fichier, ouvrez les options de Word.

image

Dans les options, vous avez une entrée Vérification.

image

Cliquez sur le bouton Options de correction automatique?

image

Dans cette boîte de dialogue, nous allons ajouter une entrée dans la liste des Correction en cours de frappe. Choisissez la valeur à remplacer pour qu’elle ne puisse pas être utilisée par inadvertance en lui ajoutant des caractères spéciaux ou une suite peu probable de caractères.

Lorsque vous frapperez cette expression, elle sera automatiquement remplacée. Le texte de remplacement peut être mis en forme, il devra dans ce cas être sélectionné dans le document, Word fera le reste.

Conclusion

À vous de choisir la solution qui vous convient le mieux ou en essayer une autre.

Olivier Lebeau, MVP Microsoft Office (Word).
Responsable Word sur Developpez.com

articles liés

Créer une table des matières avec Word 2011

Créer une table des matières avec Word 2011

Winston Struye, professeur chez Slideluck Youth Initiative nous parle de Sway

Winston Struye, professeur chez Slideluck Youth Initiative nous parle de Sway

Concepteur PowerPoint évolue !

Concepteur PowerPoint évolue !