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    Faire son plan de table et de jolis chevalets pour recevoir ses invités

    m@rina EST MVP
    par m@rina
    0

    plan de table blog office

    Les invitations ont été lancées, les réponses reçues, le restaurant réservé. Il vous reste à concevoir le plan de table et à imprimer les chevalets de table.

    Pour cela vous allez utiliser Excel et Word.

    Concevoir le plan de table

    Lister les invités

    • Créez un nouveau fichier Excel dans lequel vous allez tout d’abord lister vos invités. En Cellule A1, saisissez le titre « Placés » et en cellule A2 le titre « Non placés ».
    • Dans la colonne A, saisissez les noms des invités. Pour plus de facilité, classez-les par ordre alphabétique : cliquez du bouton droit dans l’une des cellules de la liste, pointez sur Trier, et cliquez sur Trier de A à Z.

    table11

    Dessiner la table

    Vous allez à présent « dessiner votre table ». Notre exemple contient 22 personnes. Si la table est rectangulaire, il y aura donc 11 personnes de chaque côté.

    • Dans la même feuille, sélectionnez une plage de 11 colonnes sur quelques lignes de façon à obtenir un rectangle qui représentera la table. Dans notre exemple, nous avons sélectionné la plage de cellules D7:N12. Sous l’onglet Accueil, groupe Police, cliquez sur la liste déroulante Couleur de remplissage et choisissez une couleur.
    • Sélectionnez ensuite les lignes qui bordent la tableau, au dessus et en dessous, dans notre exemple les plages de cellules D7:N7 et D13:N13. Pour sélectionnez des plages de cellules non contigues, sélectionnez la première plage, appuyez sur la touche Ctrl que vous maintenez enfoncée, puis sélectionnez la seconde plage. Ces lignes représenteront les chaises, et chaque cellule contiendra le nom d’un invité. Appliquez également une couleur à ces cellules via la liste déroulante Couleur de remplissage.
    • Sélectionnez à présent table et chaises et affectez un nom à la plage entière: cliquez dans la zone Nom, tapez le nom « table », et appuyez sur la touche Entrée pour valider.

    table2

    Une formule…

    • Dans la cellule B2, saisissez la formule suivante : =SI(NB.SI(table;A2); » »;A2) et appuyez sur Entrée.

    table3

     

    • Cette formule va permettre de ne plus afficher un nom de la colonne B lorsque ce nom sera déjà utilisé pour la table. Pour le moment, aucun nom n’est utilisé dans les cellules de la table, la colonne B paraît donc identique à la colonne A.
    • Approchez le curseur dans le coin inférieur droit de la cellule A2 et lorsqu’il se transforme en croix, double-cliquez de façon à recopier votre formule sur toute la hauteur de la colonne.

    table12

    • Sélectionnez la plage de cellules et nommez -la : cliquez dans la zone Nom, tapez le nom « invités », et appuyez sur la touche Entrée pour valider. 

    Préparation des chaises avec les noms

    • Sélectionnez les plages de cellules qui représentent les chaises (cellules jaunes dans notre exemple).
    • Sous l’onglet Données, groupe Outils de données, cliquez sur le bouton Validation des données.
    • Dans la boîte de dialogue, choisissez Liste dans la liste déroulante Autoriser.
      Cliquez ensuite dans la zone Source, appuyez sur la touche F3, sélectionnez le nom « invités » et cliquez sur OK.
      De retour dans la boîte de dialogue Validation des données, cliquez sur OK pour valider.

    table4

    Chaque cellule « chaise » est à présent équipée d’une liste déroulante dans laquelle vous allez pouvoir choisir les noms.

    Visualiser les invités restant à placer

    • Sélectionnez la plage de la colonne A qui contient les noms des invités et sous l’onglet Accueil, groupe Police, choisissez la couleur de police blanche afin de ne plus visualiser les noms.
    • La plage étant toujours sélectionnée, sous l’onglet Accueil, groupe Style, cliquez sur Mise en forme conditionnelle puis sur Nouvelle règle.
    • Dans la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, choisissez Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué.
    • Dans la zone de saisie de la formule, tapez =$B2= » »
      Cliquez ensuite sur le bouton Format, et choisissez un formatage. Dans notre exemple nous avons choisi de conserver la police blanche avec un remplissage bleu.
    • Cliquez sur OK pour valider.

    table5

    Votre fichier Excel est terminé. Vous pouvez l’utiliser : cliquez sur une cellule qui représente une chaise, et choisissez un nom dans la liste déroulante. Vous constatez que le nom choisi s’affiche dans la colonne A, mais qu’il disparaît de la colonne B, ainsi que des listes déroulantes de la table. Si vous changez d’avis, le nom réapparaît dans la colonne B mais redevient invisible dans la colonne A.

    Ainsi vous éviterez les doublons et vous n’oublierez personne !

    table6

    Créer les chevalets de table

    Copiez-collez les noms des invités sur une autre feuille :

    • Créez une nouvelle feuille dans votre classeur.
    • Revenez sur la première feuille, sélectionnez la plage de cellule de la colonne A qui contient les noms des invités et copiez-les via le raccourci clavier Ctrl+C.
    • Cliquez du bouton droit dans la cellule A1 de la seconde feuille, et choisissez la copie Valeurs de façon à ne pas recopier le format.

    table7

    • Recommencez en cellule B1 de façon à obtenir deux listes identiques.
    • Sélectionnez la liste de la colonne A, puis cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue situé sous l’onglet Accueil, groupe Alignement. Choisissez une orientation à -90.
    • Sélectionnez la liste de la colonne B, et cette fois choisissez une orientation à 90.

    table8

    • Sélectionnez à présent la plage entière à l’aide du raccourci Ctrl+*, puis sous l’onglet Accueil, groupe Alignement, cliquez sur Aligner au centre, puis sur Centrer.

    table9

    • Formater l’ensemble en choisissant une police qui vous plait, avec une taille plus importante. Modifiez éventuellement la couleur. Pensez à appliquer des bordures afin de facilite le découpage et le pliage.
    • Agrandissez la largeur des lignes et la hauteur des colonnes.
    • Imprimez.

    table10

     

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