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Identifier les bons projets à réaliser et les gérer de manière optimale

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En ces temps de crise, il est plus que jamais nécessaire pour les entreprises ou les organisations publiques de s’assurer que leurs investissements soient réalisés de manière optimale.

Pour cela, il est impératif d’injecter ces investissements dans les projets qui apporteront le plus de valeur à l’entreprise compte tenu de sa stratégie en tenant évidemment compte de leurs coûts financiers et humains. La première étape pour optimiser ses investissements est donc de s’assurer que le portefeuille des projets sélectionnés par l’entreprise ou l’organisation soit le bon. Ensuite, il est indispensable de s’assurer que la gestion de ces projets se fera de la manière la plus efficace possible, dans le respect des budgets et délais impartis.

C’est à ces problématiques que répond la gestion de projet et de portefeuille de projets ou Project and Portfolio Management (PPM). La mise en place d’une telle démarche dans une entreprise ou une organisation publique n’est pas une chose simple, mais un projet de fond qui nécessitera de définir de nouveaux processus internes, d’utiliser des outils permettant de la structurer, mais également d’accompagner les chefs de projets, responsables de services et ressources intervenant sur des projets, pour qu’ils comprennent ces changements et qu’ils en soient les acteurs et non qu’ils les subissent.

Pour ce qui est des outils, Microsoft propose depuis de nombreuses années une solution : Project, qui n’a cessé d’évoluer afin d’aider les individus, les équipes et les entreprises ou organisations publiques à structurer leur démarche selon leur maturité en matière de gestion de projet. C’est cette solution et sa nouvelle version, Project 2013, que je vous propose de voir maintenant en détail.

Microsoft Project Professionnel ou Standard est depuis toujours l’outil de prédilection du chef de projet. Il permet à ce dernier de structurer son projet et d’organiser et de planifier les tâches et jalons de son projet, d’affecter les ressources humaines ou matérielles, qui lui permettront de mener à bien son projet. La version 2013 de Project Professionnel ou standard, apporte un certain nombre de nouveautés comme la possibilité d’initier son projet plus facilement et rapidement, même sans être un expert, mais également de collaborer plus facilement en équipe ou d’utiliser des modèles de rapports qui permettent d’analyser facilement mais de manière fine et puissante son projet. Nous reviendrons prochainement sur ce ceci dans un prochain billet.

La solution Project Server 2013 permet de gérer l’ensemble des projets d’une organisation sur tout leur cycle de vie, depuis la formalisation d’une idée de projet, la sélection du portefeuille de projets à réaliser, sa planification et enfin son pilotage.
Ainsi Project Server permet d’avoir une vue à jour de l’ensemble des projets en cours dans une entreprise ou une organisation, de gérer au mieux le travail des collaborateurs et de s’assurer qu’ils travaillent sur les bons projets et les bonnes priorités. Project Server permet également aux structures dont le portefeuille de projets s’agrandit de les aider à mettre en place des processus de gestion. Enfin Project Server permet de fournir des outils collaboratifs permettant aux équipes d’échanger facilement et efficacement où qu’ils soient et de fournir à chacun, des rapports leur permettant de gérer leur activité quel que soit leur rôle : du Directeur qui souhaite avoir une vue agrégée de l’ensemble des projets menés dans l’entreprise, en passant par le Chef de Service qui souhaite gérer au mieux l’allocation des tâches et la capacité de son équipe, le Chef de Projet qui souhaite voir l’avancement de son projet et de l’ensemble des projets liés de près ou de loin au sien ou enfin le collaborateur qui intervient sur un projet et qui doit prendre connaissance du contexte, fournir un livrable ou saisir son temps.En complément de Project Professionnel qui est l’outil du chef de projet, Project Server permet donc de gérer l’ensemble des projets de l’entreprise sur tout leur cycle de vie.

Introduite le lundi 16 juillet dernier à San Francisco, Project Online, est le nouveau venu de la solution Project. Cette solution, tout comme Project Server, permet de gérer l’ensemble des projets de l’entreprise de manière collaborative, mais elle est disponible très facilement et rapidement sans coûts importants de mise en place,  puisqu’elle est disponible directement dans le Cloud a été conçue pour répondre à vos problématiques. Project Online fait partie intégrante de la famille des services Office disponibles grâce via Office 365. Project Online fournit donc le même niveau de fiabilité, et peut s’ajuster à l’évolution de vos besoins.

Project Online comme Project Server est intégré avec le Nouveau SharePoint offre donc tous les avantages du nouveau SharePoint, c’est-à-dire une expérience utilisateur simple et épurée, qui vous permet de collaborer efficacement sur tous les documents de vos projets, mais aussi l’accès permanent à vos réseaux sociaux d’entreprise pour suivre vos contacts, vos sites ou les documents qui vous intéressent ou d’accéder à des rapports puissants grâce aux outils de Business Intelligence Microsoft pour gérer au mieux vos projets et vos ressources de façon centralisée.

Les utilisateurs en fonction de ce qu’ils souhaitent faire peuvent travailler sur Project Online avec Project Web Project (PWA) c’est-à-dire depuis leur navigateur internet, mais évidemment continuer à planifier vos projets avec l’outil de prédilection du chef de projet avec Project Pro dans Office 365. Grâce à ce service vous pourrez utiliser Project Pro où que vous soyez. Dans un prochain billet nous vous donnerons 5 avantages de cette nouvelle version donc continuez à nous suivre !

Si vous voulez en savoir plus sur le nouveau Project, choisissez la version du nouveau Microsoft Project adaptée à vos besoins : découvrez Project Online  ou sinon vous pouvez installer Project Professional 2013 sur votre PC ou Project Server 2013 pour une installation sur site, mais cette installation n’est possible que pour un professionnel de l’informatique.

Pour en savoir plus sur le Nouveau Project, rendez-vous également à la Journée du Management de Projet que nous organisons le mardi 18 décembre prochain dans les locaux de Microsoft! Inscrivez-vous pour connaître les nouveautés de la dernière version de Project et échanger sur les bonnes pratiques permettant de concilier management de projet structuré et collaboration réussie !
A bientôt,
Nathalie

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