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Le futur de Microsoft Office : toujours plus d’applis, d’interfaces, d’appareils

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Traduction de l’article de Harry McCracken écrit le 04.08.16.

Ce qui était autrefois une boite avec des applications monolithiques est en train d’être morcelé en taches distinctes et d’être réinventé pour un monde moderne moins centré sur le PC.

Il y a plus d’un quart de siècle, Microsoft a réuni dans une même boîte un logiciel de traitement de texte, un tableur, un créateur de diapositives et un client mail ; et a appelé cette boîte « Microsoft Office ». C’est à cet instant précis que la suite de productivité la plus célèbre du monde a vu le jour. Depuis, Microsoft Office a considérablement évolué tant par les appareils sur lesquels la suite fonctionne que par la multitude d’applications qu’elles gèrent, toujours dans le but de proposer des outils complémentaires, centrés sur les fonctionnalités et répondant à des besoins et catégories de tâches business très différents. La suite s’est tout simplement métamorphosée dans un paysage concurrentiel très dynamique sans perdre de vue cette idée première.

Lors de la toute dernière Conférence Build qui s’est tenue à San Francisco il y a quelques semaines, Microsoft a souhaité proposer une nouvelle vision de sa vénérable suite de productivité qui compte aujourd’hui 1.2 milliards d’utilisateurs dans le monde. Cette vision futuriste s’articule autour des différentes composantes de la suite et de leurs possibilités, le tout sous le thème des « interfaces conversationnelles ». Cette vision d’Office propose aux utilisateurs et aux développeurs tiers de mélanger et d’associer chacune de ces composantes pour découvrir de nouvelles interfaces et expériences qui vont bien plus loin que le duo historique « souris-clavier » que vous connaissez.
Pendant cette conférence, Qi Lu et Julie Larson-Green – Respectivement Vice-président et directeur de l’expérience des Applications et Services de Microsoft – nous ont partagé leur vision du futur d’Office.

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Qi Lu sur scène pendant la conférence Build

Le fait qu’Office évolue fortement dans les domaines du mobile et du cloud n’est pas une nouvelle surprenante : Microsoft se présente elle-même comme une entreprise principalement animée par ces deux axes stratégiques « mobile-first and cloud-first » depuis l’arrivée de Satya Nadella au poste de Président-Directeur Général en Février 2014. Mais il y a un autre élément clé dans la vision du futur d’Office : comprendre ce qui compte vraiment pour les personnes et les entreprises en analysant le volume pharaonique de données qu’ils créent dans Word, Excel, Outlook, PowerPoint et toutes les autres applications.

« Même si le mobile et le cloud sont deux énormes raz de marée, l’intelligence (des données) restera le principal moteur d’innovation » dit Qi Lu, qui, avant de rejoindre Microsoft en 2009, fut le fer de lance des opérations autour des moteurs de recherches de Microsoft. « Nous avons vu un monde où nous seront capables d’utiliser la donnée pour comprendre foncièrement la façon dont les gens travaillent et collaborent. »

Et ce n’est pas seulement de la science-fiction…

Imaginez une femme d’affaires donnant des instructions sur un projet urgent à sa montre tout en arrivant au terminal d’un aéroport. Alors qu’elle se presse, son assistant numérique traite chacune de ses requêtes efficacement, en collectant des données et informations depuis des sources différentes pour avertir les bonnes personnes, sans jamais que la femme d’affaires n’ait à ouvrir une autre application ou à citer le moindre nom en particulier. C’est ce type de scénario qu’Office se donne pour objectif à atteindre ; et il est très tentant d’écrire une histoire comme cette étonnante vidéo présentée par Microsoft il y a quelques années en convention ou celle-ci-dessous :

Image de prévisualisation YouTube

Mais bien qu’il y ait encore beaucoup à parcourir, la nouvelle vision du futur d’Office, n’est en fait pas qu’une simple vision : c’est déjà en marche !

« Pour nos équipes, Julie et moi qui travaillons ensemble, la vision actuelle d’Office est le fruit d’un travail de deux ans », dit Qi Lu.

Rétrospectivement, Microsoft a su rassembler les ingrédients nécessaires pour atteindre cette vision il y a bien plus longtemps que cela. L’année dernière, Microsoft a ainsi introduit le Microsoft Graph, un ensemble de hooks permettant aux développeurs tiers de construire des applications et services qui ont accès à des données provenant d’Office, comme les utilisateurs dans une organisation, leurs calendriers et les documents qu’ils ont créés. En 2014, Microsoft a lancé Office pour iPad – non pas la première nouvelle version de la suite pour une plateforme « non-Microsoft », mais la première fois que Microsoft donnait l’impression de se remettre en question.

Trois ans plus tôt, Microsoft annonçait le lancement d’Office 365, transformant la bien connue boîte avec ses logiciels destinés à être installés sur une machine en un ensemble de services vous permettant d’installer la dernière version de toutes les applications sur de multiples appareils. Le concept des « interfaces conversationnelles » évoqué comme thème majeur de la Build Microsoft est en fait un rêve de longue date… Déjà dans les années 90, Bob ou encore l’Assistant Office « Clippy », tous deux tristement célèbres pour leur impopularité, étaient déjà en avance sur leur temps dans leur façon d’interagir avec l’environnement. Ce sont clairement les précurseurs de Cortana, l’assistante vocale née avec Windows Phone en 2014, et qui est aujourd’hui la fonctionnalité phare de Windows 10 (et en cours de devenir disponible pour iOS et Android).

Microsoft s’est également préparé à construire un tout nouveau type d’Office en apprenant à le délivrer toujours plus rapidement à une époque où les logiciels ne se livraient que dans une boîte.

« Aujourd’hui, notre capacité à livrer des codes, c’est le jour et la nuit lorsqu’on se compare à deux ans plus tôt », dit Qi Lu. « Nous livrions une nouvelle version une fois par an, parfois tous les deux ans, voire même trois ans. Désormais, nos équipes livrent des nouveautés toutes les semaines, et sinon au moins une fois par mois. C’est un changement crucial. Avoir cette rapidité est critique pour nous »

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A quoi ressemblait Office en 1990

Des tâches, et non des outils

Le futur d’Office implique tous les éléments cités ci-dessus. « Les gens ne vont bientôt plus penser aux outils mais aux tâches » dit Larson-Green. « Au lieu de dire ‘J’ai besoin de faire un PowerPoint’, nous penserons ‘J’ai des idées pour communiquer’. Aujourd’hui, si nous prévoyons d’avoir une réunion ensemble et d’en faire le suivi avec nos notes, la présentation PowerPoint et toutes les choses qui y sont liées, vous avez beaucoup d’étapes à prendre en compte. Vous pensez ‘Je dois regarder dans mes emails pour voir qui était présent à la réunion, écrire un email, attacher le PowerPoint’. Dans le futur, grâce à l’intelligence des données, votre appareil aura connaissance de tous ces éléments et des connexions qui les lient, il vous suffira de dire ‘Envoie les notes et le PowerPoint de la dernière réunion’ sans avoir à donner plus de détails. »

Dans ce scénario du futur, la façon dont vous interagirez avec Office dépendra de l’appareil que vous utilisez. Larson-Green imagine même un Office qui sera capable de répondre uniquement par commande vocale grâce à un appareil dépourvu d’écran. Mais elle insiste sur le fait qu’une interface conversationnelle n’est pas synonyme de reconnaissance et de synthèse vocale « à la Siri ». « Cela pourrait être la voix », dit-elle « Cela pourrait être la voix combinée aux gestes, ou un texte et un pianotage de clavier. Cela pourrait être une combinaison de différentes sources. Vous dites ‘Non, plus comme ci, non, plus comme ça’… une sorte de conversation à double-entrée qui clarifie les informations en vous posant les bonnes questions. ».

Depuis des décennies, les gens ont pris l’habitude de charger Word, Excel, et d’autres applications et de faire la navette entre chacune d’entre elle en fonction des projets. Dans le futur, vous pourrez reléguer certaines actions à des assistants virtuels et à des bots – et oui, Microsoft fait bien la distinction entre les deux. Les assistants virtuels travaillent en arrière-plan et – avec votre accord – peuvent reconstituer une vision complète de votre travail en analysant vos documents, emails, calendriers et échanges collaboratifs au sein d’Office.

A contrario, un bot est capable d’opérer en tant que représentant d’un tiers, comme un revendeur, une compagnie aérienne ou encore une chaîne hôtelière. C’est un expert sur une tâche particulière pour laquelle il a été programmé, mais il n’a pas un libre accès à vos données personnelles. « Le bot de Starbucks connait tous les cafés » explique Qi Lu. « Si vous êtes un consommateur fréquent, et si cela fait sens, il vous proposera de commander un autre type de Latte. Mais il ne connaitra jamais la date de votre anniversaire. »

Ouverture d’Office

En parlant de Starbucks, revenons à son DSI, Gerri Martin-Flickinger, qui était sur scène pendant l’une des Keynotes de la Conférence Build. Elle y a montré un complément qui vous permet de commander des cartes cadeaux à envoyer à vos collègues ou vos amis directement depuis Outlook –un parfait exemple d’ouverture d’Office à des tiers pour leur permettre de développer des fonctionnalités pour des tâches spécifiques, offrant ainsi à Office de nouvelles perspectives.

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Gerri Martin-Flickinger de chez Starbucks’ à la Build

« Au travail, les cartes cadeaux Starbucks sont devenues une sorte de monnaie de remerciement », expliquait Martin-Flickinger après la Keynote. « Aujourd’hui, acheter une carte cadeau en ligne demande un effort – c’est toujours un cadeau sympa et qui fait plaisir, mais vous êtes obligé d’arrêter ce que vous étiez en train de faire pour vous concentrer pleinement sur cet achat en allant sur le site web et acheter la carte ; ou aller dans une boutique Starbucks pour acheter la carte à la caisse. C’est en se questionnant sur ce genre de situations que nous nous sommes dit ‘Ce serait vraiment génial si Starbucks était davantage intégré dans le quotidien de nos salariés et dans leur logique de travail.’ et finalement, l’un des endroits ils où se trouvent tout au long de la journée, pour le meilleur et pour le pire, ça reste l’email. »

Créer une boutique Starbucks dans Outlook au travers d’une idée inattendue et amusante, c’est aussi un exemple de la capacité d’Office à intégrer des fonctionnalités produites par des tiers. Et aujourd’hui, Microsoft étend cette notion beaucoup plus loin. Avec le Microsoft Graph, les développeurs peuvent désormais extraire des données d’Office 365 – parfois renforcées par des technologies d’apprentissage approfondies – et les traiter dans leurs applications autonomes. A titre d’exemple, lors de la Build, Microsoft a fait la démonstration de DocuSign, un outil de signature digitale qui utilisent quelques lignes de code pour permettre à ses utilisateurs d’envoyer des fichiers à des collaborateurs.
Le Graph n’est pas seulement un carnet d’adresse mondain. Grâce à son analyse approfondie des datas générées par une organisation qui utilise Office 365, il comprend quelles personnes sont impliquées dans un projet spécifique, il sait même si une personne particulière est en déplacement et si elle se trouve donc dans l’impossibilité de signer un document physiquement. En faisant appel à la technologie du Graph, DocuSign rend son service plus pratique et donne des raisons supplémentaires aux entreprises de rester abonnées à Office 365 pour ce type de valeur ajoutée.

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A la Build, Microsoft a démontré comment DocuSign exploite l’intelligence des données d’une organisation grâce à Microsoft Graph.

Au-delà de Windows

Dans sa version actuelle pour iPhone, iPad, Android ou pour le web, l’attrayant Office n’est pas sans rappeler sa version bien connue pour Windows. En effet, Microsoft est tout à fait conscient que les futures versions puisent tout leur potentiel dans les origines de la suite PC historique. « Nous avons grandi à l’époque du ‘toujours plus des fonctionnalités’ » dit Larson-Green en évoquant la stratégie de développement de produit de Microsoft. « Dans le monde mobile, la question n’est pas la fidélité, la fonctionnalité, la parfaite mise en page au pixel près ou toutes ces choses qui sont vraiment très importantes pour le desktop, et continueront d’être importants. »

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OneNote sur l’Apple Watch

Sur ces paroles, elle a mis en évidence l’application de prise de notes OneNote dans sa version pour l’Apple Watch. « C’est une interface complètement différente, car vous ne pouvez tout simplement pas intégrer une interface conventionnelle Windows sur une montre. Nous devons repenser le tout et utiliser la combinaison de la voix, d’un clavier tactile minuscule et de gestes. » Pour les utilisateurs, l’incitation à utiliser OneNote sur une Apple Watch n’a rien à voir avec le fait que son interface est familière ou non, mais surtout avec le fait qu’ils utilisent le même référentiel de prise de notes quel que soit la version de OneNote utilisée. Ceci est la principale vision de Microsoft Office : comprendre la façon dont travaillent les entreprises sans se préoccuper de s’ils sont ou pas sur Windows. Office se base donc sur l’évolution constante de l’intelligence des données créées par une entreprise et du fait que tout le monde utilise Office.

 « Dans les 5 ou 10 prochaines années, il sera difficile de concevoir qu’en tant qu’utilisateur individuel ou au sein d’une même équipe, vous utiliserez des appareils provenant tous de la même entreprise » dit Lu. « Cela deviendra un ensemble hétérogène d’appareils. Le pouvoir sera dans la donnée. Les contenus, les informations qui vous concernent, la façon dont vous travaillez. ».

Cela ne veut pas dire pour autant que Microsoft ne va pas tirer profit de son système d’exploitation quand il le peut. Avec les appareils Windows comme la Surface et son stylet, « nous avons beaucoup plus de contrôle et une expérience de bout en bout » explique Larson-Green, « notamment avec l’intégration dans l’interface et notre possibilité d’influer sur la machine elle-même. Des choses formidables arrivent par exemple dans l’univers de l’encre numérique. Nous pouvons en effet, directement échanger avec l’équipe hardware pour leur dire ce que nous aimerions développer sur cet aspect. »

Anciens et nouveaux paradigmes

Lorsque Microsoft a introduit en 2007 sa barre de tâches dernier-cri communément appelée « le Ruban », elle a été immédiatement adoptée par de nombreux utilisateurs tandis que d’autres se cramponnaient tant bien que mal à leurs chères et tendres anciennes versions. Aujourd’hui, le Ruban fait partie des interfaces logicielles les plus ancrées, et c’est au tour des interfaces conversationnelles comme la voix, le chat ou encore les gestes de sonner l’ère d’un nouveau monde. Convaincre 1.2 milliards de personnes de les suivre, c’est le challenge qui va occuper Microsoft pendant quelques années.

« Tout nouveau paradigme expérientiel ne tend pas à remplacer les précédents. »

Cette fois-ci, ce n’est pas l’une ou l’autre des situations. A la différence du Ruban qui est venu totalement remplacer la précédente interface d’Office, tout ce que Microsoft lance aujourd’hui vient s’ajouter de façon incrémentale à l’expérience actuelle. L’Office que l’on connait est déjà en train d’évoluer. « Je pense que le Ruban est formidable et continuera de l’être pour la souris et le clavier ; nous allons poursuivre cette dynamique » dit Larson-Green.

« Historiquement, tout nouveau paradigme expérientiel ne tend pas à remplacer les précédents » ajoute Lu. « Ils tendent à coexister. Ce qui arrive habituellement, c’est que les nouveaux paradigmes tendent à croître plus rapidement. »

Qi Lu, qui qui dit que Satya Nadella « a véritablement fait un travail incroyable depuis qu’il a pris la direction de l’entreprise », fait également les éloges d’une autre figure emblématique de Microsoft pour avoir influencé l’entreprise à repenser l’essence même d’Office. « Même sans le niveau de connaissances que nous avons aujourd’hui, nous savions que nous devions réinventer notre plateforme. » dit-il. « Une chose que j’ai apprise de Bill Gates est que : ‘A chaque fois que les choses vont de l’avant, lorsqu’une nouvelle ère arrive, vous devez vous assurer d’avoir la bonne plateforme. Car la plateforme vous prépare. Elle vous fait prendre de la hauteur. »

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