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    Le travail à plusieurs et le mode Suivi des modifications avec Word

    m@rina EST MVP
    par m@rina
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    Travailler en mode Suivi des modifications

    Lorsque vous travaillez à plusieurs sur un même document, il est nécessaire de pouvoir visualiser aisément les modifications et les commentaires des utilisateurs qui sont intervenus sur ledit document. C’est ce à quoi va vous servir le mode Suivi des modifications.

    Activer le mode Suivi des modifications

    Une fois votre document terminé, une autre personne va le relire ou le compléter. Avant de l’enregistrer, activez le mode Suivi des modifications. Pour cela, sous l’onglet Révision, cliquez sur le bouton Suivi des modifications du groupe Suivi. Lorsque le mode Suivi des modifications est activé, ce bouton est en surbrillance.

    suivi des modifications word

    NB : Vous pouvez installer ce mode sur la barre d’état. Vous aurez ensuite constamment l’information sous les yeux, et il suffira de cliquer sur le bouton de la barre d’état pour passer en mode Activé ou Désactivé.

    suivi des modifications word verrouiller le suivi

    Astuce : pour éviter qu’un utilisateur désactive, volontairement ou pas, le suivi des modifications, cliquez sur le bouton Suivi des modifications, puis sur Verrouiller le suivi, et entrez un mot de passe.

    Utiliser les différents types de marquages des révisions

    Lorsque le mode Suivi des modifications est activé, toutes vos corrections sont « marquées ». Si vous pointez le curseur sur une correction, une info-bulle affiche l’objet de la correction.

    Word est capable de marquer toutes sortes de modifications, telles que les insertions, les suppressions, les modifications de mise en forme, les modifications dans les tableaux, les déplacements de texte. Vous remarquerez par exemple que les modifications dans un tableau ont un marquage différent selon qu’il s’agit d’une insertion ou d’une suppression de cellules, d’une fusion ou d’un fractionnement de cellules.

    NB : un texte est marqué comme Déplacé uniquement s’il s’agit d’un paragraphe entier. Sinon il sera noté comme supprimé puis inséré.

    Astuce :  Où se trouve le texte déplacé ? Pour savoir où a été déplacé un texte, ou bien pour savoir d’où vient le texte déplacé, cliquez sur la flèche qui se trouve dans chacune des bulles.

    Choisir les révisions à afficher

    Vous pouvez choisir de n’afficher que certains types de corrections. Dans la liste déroulante Afficher les marques, située dans le groupe Suivi, vous pouvez cocher uniquement les modifications à afficher et décocher celles que vous ne souhaitez pas voir !

    tuto afficher les marques word

    Cette liste déroulante vous permet également d’afficher ou non les révisions dans des bulles.

    Modifier les options de suivi

    Chaque type de modification peut être affiché différemment : à l’aide d’info-bulles situées dans la marge ou bien uniquement dans le texte, à l’aide de couleurs, de mise en forme particulière (souligné, gras…), etc.
    Pour accéder aux options, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue situé en bas à droite du groupe Suivi. Une première boîte de dialogue est un doublon de la liste déroulante du bouton Afficher les marques. Un clic sur Options avancées affiche une seconde boîte de dialogue dans laquelle vous pourrez en particulier modifier les couleurs selon chaque type de correction, ou le type

    Afficher le volet Vérifications

    Le volet Vérifications permet d’afficher toutes les modifications du document à part. Il peut être soit horizontal et situé en bas de l’écran, soit vertical et situé à gauche de l’écran. Pour afficher ce volet, cliquez sur la flèche déroulante du bouton Volet Vérifications, puis sur la disposition souhaitée.

    suivi des modifications word vertical

    En haut du volet Vérifications, un résumé indique le nombre de révisions. Un bouton en forme de flèche permet d’afficher ou de masquer le résumé détaillé. Ce résumé permet entre autres de s’assurer que toutes les modifications ont été supprimées du document.

    Afficher ou masquer les révisions de certains relecteurs

    Plusieurs personnes sont intervenues sur un même document, et vous souhaitez afficher que les corrections d’un relecteur particulier ? Pas de problème ! Pour cela, cliquez sur la liste déroulante Afficher les marques, puis sur Personnes spécifiques, et décochez celles pour lesquelles vous ne souhaitez pas voir les corrections ; cochez celles pour lesquelles vous souhaitez afficher les modifications.

    image Afficher ou masquer les modifications de certains relecteurs

    Afficher et masquer les révisions

    Il existe quatre modes d’affichage accessibles via le bouton Afficher pour la révision du groupe Suivi, sous l’onglet Révision.

    L’affichage des modifications dans le document est dépendant de l’utilisation des bulles. Voici comment sont visualisées les révisions selon le mode choisi, et lorsque les bulles sont affichées dans la marge.

    Toutes les marques  Toutes les marques sont visibles
     Marques simples  Affiche le document tel qu’il sera si les modifications sont acceptées, mais avec un trait dans la marge pour les signaler.
     Aucune marque  C’est le mode final. Affiche le document tel qu’il sera lorsque les révisions seront acceptées.
     Original  Affiche le document exactement tel qu’il était avant les modifications. Aucune marque n’est visible.

    Attention ! Le fait de masquer les modifications en choisissant les modes Aucune marque ou Original n’a pas pour effet de les supprimer du document. Pour supprimer les marques de votre document, vous devez auparavant accepter ou refuser les modifications (voir ci-dessous). Par mesure de sécurité, lorsque vous ouvrez un document contenant des marques de révision, celles-ci sont automatiquement visibles, quel que soit l’affichage choisi avant la fermeture dudit document.

    Accepter/refuser les modifications

    Lorsque votre document est terminé, et avant de le diffuser, il faut bien entendu faire disparaître définitivement les marques de révision. Pour cela, vous devez les accepter ou les refuser, et c’est le seul et unique moyen :

    Positionnez le point d’insertion en début de document, et choisissez l’affichage Marques simples ou Toutes les marques puis cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à la première révision. Cliquez ensuite sur Accepter ou Refuser selon votre choix : toute marque d’une révision acceptée ou refusée disparaîtra automatiquement.
    Le fait de cliquer sur l’un de ces boutons déplace le point d’insertion automatiquement à la révision suivante.

    Vous pouvez accepter ou refuser toutes les modifications à la fois en sélectionnant les options correspondantes des listes déroulantes liées à ces deux boutons.

    Si vous souhaitez par exemple accepter l’ensemble des corrections d’une personne spécifique, affichez les révisions de cette seule personne puis choisissez l’option Accepter toutes les modifications affichées de la liste déroulante du bouton Accepter.

    image Accepter uniquement les modifications affichées

    Insérer des commentaires

    Pour ajouter des commentaires, positionnez le point d’insertion à l’endroit souhaité pour l’insertion puis, sous l’onglet Révision, dans le groupe Commentaires, cliquez sur le bouton Nouveau commentaire.

    Pour répondre à un commentaire par un autre commentaire, cliquez dans le commentaire puis sur le bouton Nouveau commentaire ou bien cliquez du bouton droit sur le commentaire et choisissez Répondre au commentaire.

    image Répondre à un commentaire

    Pour supprimer un commentaire, cliquez sur le bouton Supprimer, situé dans le groupe Commentaires. Vous pouvez aussi cliquer du bouton droit sur le commentaire, puis sur la commande Supprimer le commentaire.

    NB : Un commentaire est assimilé à une révision. Vous retrouverez donc l’option Commentaires dans les options d’affichage des marques de révision. Par ailleurs, les boutons d’acceptation ou de refus des modifications permettent de s’arrêter également sur les commentaires.

     

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