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Les Boites aux lettres de Sites : Une solution de collaboration simple et efficace

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Quels sont les 2 endroits où se trouvent stockées les informations clés, les informations les plus utilisées dans l’entreprise ? C’est simple : dans les mails et dans les documents. Jusqu’ici, le monde des mails était le domaine réservé de la messagerie et celui des documents était géré par SharePoint qui permet de les stocker, les organiser, les indexer, etc…

Imaginez maintenant que l’on puisse centraliser tout cela dans un seul endroit, sous Outlook 2013, grâce à la puissance d’Exchange 2013 et de SharePoint 2013 ? C’est le principe des boites au lettres de site !

Les membres d’une équipe peuvent désormais accéder au contenu des bibliothèques documentaires des sites d’équipe SharePoint (les documents) ainsi qu’à la boite aux lettres spécialement dédiée au suivi de leur projet (les mails) directement depuis Outlook 2013, comme vous le voyez ci-dessous.

boites aux lettres de site

Cette nouvelle fonctionnalité va grandement simplifier la vie des utilisateurs d’Office en leur offrant la capacité d’organiser, de rechercher et de gérer de manière très ergonomique leurs informations clés. Et elle va aussi permettre aux administrateurs IT de simplifier la gestion des problématiques réglementaires :La gestion des droits et de la conformité sera directement gérée depuis les serveurs Exchange et SharePoint et sera transparente pour l’utilisateur.

conformité site sharepoint

Au niveau ergonomique, les utilisateurs d’Office seront ravis de pouvoir effectuer un « drag & drop » directement depuis Outlook pour aller, par exemple, stocker une pièce jointe directement dans une section de la bibliothèque documentaire de leur site d’équipe SharePoint (voir capture ci-dessous).

Drag & drop d'une piève jointe dans une bibliothèque documentaire sous Outlook 2013

Autre intérêt des boites aux lettres de site : la capacité de transférer des liens vers les documents stockés dans le site d’équipe SharePoint à d’autres personnes, par mail, ce qui évite de  surcharger les boites aux lettres avec des pièces jointes et d’assurer que tout le monde dispose de la dernière version à jour.

transfert de document via les boites aux lettres de site

Et voici ce que recevrons les destinataires…

transfert de fichiers via boites aux lettres de site

Vous pouvez aussi ajouter vos boites aux lettres de sites à vos favoris sous Outlook !

favoris dans les boites aux lettres de site

Vous retrouverez alors toutes vos ressources centralisées sous l’onglet « Favoris »

Les boites aux lettres de site sont donc l’évolution naturelle des dossiers publics et des boites aux lettres partagées.

à tester d’urgence :)

Si vous souhaitez en savoir plus, voici l’article de référence sur le blog Exchange (en anglais)

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