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Microsoft Project 2010 : les impressions d’un expert

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Gérard Ducouret utilise Microsoft Project depuis la version 1.0. Il contribue dans les forums depuis quelques années et, depuis avril 2004, il est devenu MVP (Most Valuable Professionnel) – un statut qui reconnait son expertise sur Microsoft Project.

Il a assisté à la Project Conference,à Phoenix, et je lui ai demandé ce qui l’avait marqué.

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Du 15 au 17 Septembre, Microsoft nous a présenté les principales caractéristiques de la future version de son logiciel phare en termes de gestion de projets : Microsoft Project.

La révision ou l’amélioration d’anciennes fonctionnalités, ainsi que l’ajout de nombreuses nouvelles fonctionnalités, attirent l’attention et l’intérêt des nombreux participants.

Nouveautés coté « client lourd » : Project Professional 2010

Dans Project Professional 2010 nous avons relevé les nouvelles fonctionnalités suivantes. Cette liste n’est pas exhaustive !

Je ne reviendrais pas volontairement sur l’apparition du ruban, ou de la ligne de temps qui ont déjà été présentés.
Manual Scheduling : planification manuelle

Il s’agit ici d’une fonctionnalité entièrement nouvelle. Elle permet au planificateur de saisir les données du projet dans l’ordre où elles lui arrivent, c’est-à-dire dans le désordre. Dans ce type de saisie manuelle, une tâche peut n’avoir ni date de début, ni date de fin, ni durée »

Ce Manual Scheduling permet aussi la construction du projet dans le sens Top-Down : commencer par définir les tâches récapitulatives (Phases ou activités) avec éventuellement leur durée imposée, puis seulement après leurs tâches élémentaires subordonnées. Le système d’affichage montre l’éventuel écart entre la durée calculée pour l’ensemble des subordonnées, par rapport à la durée imposée pour la tâche récapitulative. L’opérateur sait alors où il doit optimiser son planning pour revenir dans les délais imposés.

Le calcul automatique d’une ou plusieurs tâches sélectionnées peut être demandé à volonté. Bien sûr, au final, c’est le mode de calcul automatique – Automatic Scheduling – qui devra être mis en « uvre pour gérer le planning, calculer le chemin critique, les marges » etc.

Tâches inactivées

Il est maintenant possible de « désactiver » certaines tâches. Elles sont alors encore listées dans le planning, mais elles ne génèrent ni charge ni coût, elles n’occupent plus de temps. Cette nouvelle fonctionnalité permettra d’effectuer des simulations du genre » What If« , ou de se préparer deux ou trois options conditionnelles dont le choix sera fait plus tard. Bien sûr, cette fonction très souple ne dispensera pas de recréer manuellement certaines relations de dépendance.

 
Task Inspector

Cette fonctionnalité liste les éventuelles anomalies concernant la tâche sélectionnée : surcharges, relations de dépendance ».Elle permet alors de proposer des solutions.

Tâche Récapitulative automatique – Automatic Summary Task

Il suffit maintenant de sélectionner les tâches subordonnées pour créer au dessus d’elles la tâche récapitulative en un seul Clic.

Copier / Coller respectant les indentations

Très pratique si une liste de tâches existe déjà dans une autre application, avec les indentations marquant la hiérarchie (WBS) des tâches. Le Copier/ Coller de cette liste de tâches dans Project Professional 2010 respectera les indentations, donc la WBS.

 

Nouveautés dans l’interface Web de Project Server 2010

Planification dans PWA

Dans 2007, l’interface Web permettait déjà une ébauche de planification très simple.

Maintenant, dans Project Server 2010, l’interface Web autorise une planification sophistiquée travaillant directement sur le Planing Engine intégré dans la base de données. Ce moteur de planification sera pratiquement aussi puissant que celui de Project Professional 2010. Reste à vérifier si tous les types de liens seront gérables dans cette interface Web.

L’on y retrouve en particulier les deux modes de planification :

· Manual Scheduling

· Automatic scheduling

Et aussi : Annulation à niveaux multiples – Multi-level undo – comme dans Project Professional.

Et aussi même possibilité de planification Top-Down.

Plus de contrôles ActiveX

L’utilisation de JS (Java Scripts) élimine la nécessité d’installer les contrôles ActiveX pour les vues présentant des grilles. D’où suppression du besoin d’installation sur tous les postes de l’entreprise d’applets Project Web Access, notamment en cas de mise à jour (CU) ou d’installation de Service Pack. Les responsables de réseaux et de déploiement en entreprise apprécieront grandement.

Filtres, regroupements personnalisés

Désormais, il est possible d’enregistrer tous les filtres et regroupements personnalisés construits dans l’interface Web : Project Web Access. Tout le monde appréciera !

Rubans contextuels

Mais oui, dans l’interface Web il y aussi des Rubans contextuels, présentant les fonctionnalités adaptées à l’environnement.

Workflows pour la validation de nouveaux projets

La création de nouveaux projets ou de nouvelles Propositions – Proposals – met à profit la présence de SharePoint Server pour mettre en « uvre des Workflows – Flux de travail – selon des modèles préparés, choisis lors de la création du Projet ou de la Proposition.

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Project Server 2010 présente plusieurs modèles de Workflows, du plus simple au plus sophistiqué. Il est bien sûr possible de construire son propre Workflow, mais alors cela nécessite de la programmation en Visual Studio (VSTO).

Team Planer View

Cet affichage sera certainement très apprécié des Responsables de ressources, chefs d’équipes » Il permet de réorganiser toutes les affectations par de simples Glisser / Déposer à la souris :

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. Les ressources sont listées dans une colonne à gauche

· Les affectations figurent dans la partie graphique à droite

· Les tâches encore non affectées sont listées en bas

Le responsable d’équipe pourra résoudre à la volée un problème de surcharge, mis en évidence par une couleur rouge, sur une ressource en déplaçant à la souris, sur l’échelle de temps, une de ses tâches. Dans le même but, il pourra permuter deux affectations.

Saisie des temps dans les Feuille de temps

Comportement attendu par beaucoup d’utilisateurs : désormais la saisie des temps se fait dans un point unique : la Feuille de temps. Donc, plus de double saisie. Cette modification par rapport à la version 2007 est grandement appréciée.

La hiérarchie des tâches (WBS) est visible dans la Feuille de temps sous forme d’info-bulle dans la colonne Task Name. Cela aussi était très demandé.

Possibilité d’ajouter des lignes d’activités administratives (activités hors projet)

Modification à la souris des largeurs de colonne dans la partie gauche de la Feuille de temps.

Délégation par l’utilisateur – User delegation

Un utilisateur peut confier la saisie de ses temps dans sa feuille de temps à un collègue. Cette délégation de saisie des temps se fait pratiquement à la volée, quel que soit le niveau d’autorisation. Seuls quelques paramètres sont à définir : fenêtre de temps »

Notion de Département

Un nouveau champ « Département » existe maintenant, aussi bien du côté Projet que du côté Ressources. Dans la Lookup Table de ce champ Département, préparée mais vide, l’opérateur peut saisir tous les « départements » qu’il sera amené à gérer. Ce champ « Département » pourra servir de critère de filtre dans de nombreux affichages. Ce champ pourra être hiérarchique.

Dans la même instance de PWA, deux projets affectés à deux « Départements » différents pourront contenir des champs entreprise niveau projet complètement différents. Cette possibilité permettra de limiter le nombre d’instances de Project Web Access sur le serveur SQL.

Excel Services (BI : Business Intelligence)

SharePoint Server 2010 met à disposition les Excel Services qui permettent de créer rapidement des rapports graphiques dans Excel, puis de les incorporer dans le Workspace – Espace de travail – du projet. EPM 2010 proposera une série de rapports utilisant Excel Services. Rapports prêts à l’emploi, éventuellement modifiables.

Incorporation de Project Portfolio Server

Projet Portfolio Server est maintenant totalement intégré à Project Server 2010. Par rapport à la version précédente « standalone », les paramétrages et l’interface sont grandement simplifiés. L’on y retrouve tous les paramètres nécessaires à la gestion de portefeuille de projets : Priorités, Business drivers, contraintes de budget, disponibilité des ressources » Cette gestion de portefeuille, autrefois réservée aux spécialistes, est maintenant accessible à tous.

Optimisation de portefeuille de projets

Une fonction essentielle de Portfolio Manager est la possibilité de prendre en compte le meilleur ensemble de projets et sous projets pour approcher au plus près le but visé par la stratégie d’entreprise (en fonction de ses « Business drivers ») tout en prenant en compte le budget alloué, ainsi que la disponibilité des ressources.

Conclusion

En conclusion, cette version 2010 apporte réellement de nombreuses améliorations, tant du point de vue des corrections sur les fonctionnalités dont l’implémentation posait problème dans la version 2007 : par exemple la double saisie des temps entre la Feuille de temps et l’affichage Mes tâches, que par les fonctionnalités entièrement nouvelles.

Ces nouvelles fonctionnalités et l’incorporation totale de Project Portfolio font de Microsoft EPM 2010 une version très attendue par tous professionnels concernés par la gestion de projets.

Gérard Ducouret

[Project MVP]

http://www.pragma-soft.com/index_fr.html

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