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OneNote 2010 : Comment OneNote est devenu mon 2ème cerveau au bureau

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not sureEn tant que Chef de projet et responsable Marketing, je gère plusieurs projets clients et internes à mon entreprise. Plusieurs fois par semaine je me pose ces questions : "Mais où ai-je bien pu noter cette info ?", "Comment fait-on déjà pour envoyer un fichier volumineux en externe ?", "Quelles actions avons-nous définies lors de notre réunion hebdomadaire ?".

Avec mon cahier fétiche, que j’emmenais partout avec moi en réunion ou chez les clients, je notais tout et n’importe quoi n’importe quand, je pouvais y trouver mes réponses… mais en combien de temps ? Un vrai casse-tête pour rechercher une info… Et j’avais vraiment mieux à faire?

Depuis quelques mois, j’ai remplacé mon vieux cahier par OneNote et cela a tout simplement bouleversé ma façon de travailler : j’y note tout, je partage mes notes avec mes collègues en 2 clics, j’y trouve toutes les notices et procédures internes, … un vrai miracle.

Découvrir, s’organiser, partager

Je ne vous cache pas que la mise en route n’a pas été facile, n’ayant pas eu la chance d’être initiée aux bénéfices de l’outil, mais je me suis lancée dans l’aventure, trop curieuse de découvrir de nouveaux usages me permettant de mieux travailler. Une fois familiarisée avec l’interface, voici comment j’ai organisé mes notes (une bonne organisation est la base de tout chef de projet qui se respecte Sourire) :

U_OneNote_Cerveau1

Certains bloc-notes sont même partagés sur SharePoint avec mes collègues : ainsi, chacun peut y ajouter des notes sur nos projets en commun, ce qui alimente nos connaissances sans effort !

Je repère facilement les bloc-notes partagés grâce à la petite icone de synchronisationU_OneNote_Cerveau2 visible sur le bloc-notesU_OneNote_Cerveau3.

Un temps passé à la recherche divisé par 10

Enfin, pour ce qui est de la recherche de notes, c’est devenu la dernière de mes préoccupations : c’est tellement simple !

Je saisis mes mots-clés dans la zone de rechercheU_OneNote_Cerveau4 en haut à droite de OneNote.

OneNote me trouve instantanément tous les résultats correspondants, tous bloc-notes confondus, même ceux partagés sur SharePoint !

U_OneNote_Cerveau5

Ce qui me prenait jusqu’à 5 minutes avant ne me prend plus que 30 secondes : elle n’est pas belle la vie !

C’est un fait, je ne pourrais plus jamais me passer de mon OneNote, mon compagnon le plus fidèle et le plus efficace.

Allez, je garde mes meilleures astuces en stock, je ne vais pas tout vous dévoiler aujourd’hui.

Rendez-vous dans mes prochains billets pour découvrir comment gagner du temps en réunion, collaborer à plusieurs autour de la prise de notes ou encore faire de la veille et de la recherche sur Internet.

Sophie B.

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