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  • Astuces et Tutoriels Entreprise Pour les Études Emploi

    Organiser le suivi de vos recherches et offres d’emploi avec Excel

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    photo emploi

    Beaucoup d’entre nous cherchent, ont recherché ou rechercherons un emploi. Il n’est pas évident d’effectuer le suivi de ces recherches, surtout si nous voulons qu’elle soit efficace. Je vous propose donc de créer un tableau Excel pour faire ce suivi et ne plus mélanger les envois et les réponses.

    Tableau suivi recherche d'emploi

    Mise en place du tableau

    Inscrivez l’ensemble des champs en 1ère et 2e ligne d’une feuille Excel :

    Date d’envoi
    QUELLE ACTION ? Type de candidature
    Date parution
    Support Parution
    Réf. Offre
    CV
    Lettre Motivation
    POSTE Poste
    Description de l’offre ou lien   ves l’offre
    AUPRÈS DE QUI ? Entreprise
    Adresse
    CP
    Ville
    Site Web
    Contact
    Fonction contact
    Tel
    E-mail
    A QUEL MOMENT ? Mode Envoi
    Date de relance
    Mode Relance
    Date d’entretien
    RESULTAT Réponse
    Commentaires

    Sélectionnez ensuite la 2e,3eme et 4eme ligne de votre feuille Excel et choisissez l’aspect du tableau qui vous convient dans le menu Mettre sous forme de tableau de l’onglet ACCUEIL.

    Attention ! ne sélectionnez pas la 1ère ligne, sinon le tableau ne vous donnera pas la bonne ligne de titre.

    Mise en forme

    Appliquez le format « Date courte » sur l’ensemble des champs devant contenir une date :

    1. sélectionnez la colonne de tableau.
    2. sur l’onglet ACCUEIL, ouvrez la liste du groupe Nombre et choisissez le format de date que vous désirez

    format date

    Appliquez un format spécifique pour la colonne CP :

    1. sélectionnez la colonne de tableau.
    2. sur l’onglet ACCUEIL, ouvrez le lanceur de boite de dialogue du groupe Nombre, ou effectuez un clic-droit sur la sélection et choisissez Format de cellule.
    3. sur l’onglet Nombre de la fenêtre Format de cellule, cliquez sur le menu Spécial et choisissez Code postal.

    format d'un nombre en code postal

    Des listes déroulantes de choix

    Pour vous simplifier la saisie et ensuite le filtrage de vos données, vous pouvez imposer la saisie dans la colonne Type de candidature à partir d’une liste de choix.

    1. Sur l’onglet DONNEES, cliquez sur le bouton Validation des données.
    2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez Liste dans la zone Autoriser.
    3. Indiquez ici la source de votre liste. Celle-ci peut être soit une plage située sur une feuille de votre classeur, soit une suite de valeurs séparées par un point-virgule.

    Liste déroulante dans une cellule d'Excel

    Vous pouvez procéder de même pour la colonne « Mode Envoi » et « Mode Relance ».

    Modifier le type d’autorisation

    Si vous voulez garder la possibilité de saisir autre chose que ce qui est proposé dans la liste, placez-vous dans l’onglet Alerte d’erreur et choisissez le style Informations.

    liste_deroulante_cellule_facultative

    Le message, lors d’une saisie différente de la liste, sera alors le suivant. Il suffit de cliquez sur le bouton OK pour que la saisie soit validée.

    Affichage du message de restriction

    Pour la colonne Réponse, vous pouvez préparer une liste déroulante contenant une seule donnée « NON ».

    Liste déroulante dans une cellule d'Excel

    Mais pour permettre toute autre saisie sans aucun affichage de message, dans l’onglet Alerte d’erreur décochez l’option « Quand des données non valides… »

    Liste déroulante facultative

    Ne plus voir les erreurs de saisie dans une plage contenant une liste déroulante de choix

    Dès qu’une saisie ne correspond pas à la liste de Validation des données, un petit triangle vert s’affiche dans le coin supérieur gauche de la cellule.
    Sélectionnez la plage ou la cellule et placez votre curseur sur le losange qui apparaît puis cliquez dessus vous pourrez alors préciser à Excel que vous désirez ignorer l’erreur. Ce qui n’affichera plus ce triangle.

    Erreur de saisie dans une validation de donnée

    Utiliser des liens hypertexte

    Un lien vers une page Web

    Dans la colonne Support Parution, vous pouvez choisir d’inscrire l’adresse de la page Web contenant l’offre d’emploi :

    1. Dans votre navigateur, cliquez sur la barre d’adresse afin de sélectionner l’URL (adresse) de la page.
    2. Effectuez un Ctrl+c pour copier cette URL.
    3. Puis collez dans votre cellule (clic-droit ou Ctrl+v).

    Un lien vers un fichier dans une cellule Excel

    Les colonnes CV et Lettre motivation seront encore plus efficaces, si vous y insérez un lien vers le fichier que vous avez envoyé, plutôt qu’un simple nom :

    • sur l’onglet INSERTION (ou avec un clic-droit), choisissez le bouton Lien hypertexte.
    • dans la fenêtre « Insérer un lien hypertexte », choisissez :
      1. Fichier ;
      2. Dossier actif et parcourez votre arborescence.
      3. Sélectionnez le fichier. Vous pouvez modifier le texte à afficher avant de valider la fenêtre avec le bouton OK.

    Lien hypertexte vers un fichier

    Pour un bon suivi

    Des totaux

    Pour savoir en permanence le nombre d’envoi effectué, ajoutez la ligne Totaux à votre tableau :

    1. Sélectionnez une cellule de votre tableau.
    2. Sur l’onglet CREATION, cochez Ligne des totaux.
    3. puis placez-vous sur cette ligne et choisissez la fonction Nombre dans la colonne « Type de candidature ».

    Afficher les totaux dans un tableau

    Ajouter des lignes au tableau

    Dès que vous voudrez ajouter des lignes pour la saisie, utilisez le coin inférieur droit de ce tableau. Il est symbolisé par un coin bleu et le curseur change de forme.

    Agrandir un tableau  Curseur d'agrandissement d'un tableau

    Vous pouvez encore améliorer ce tableau en y ajoutant des couleurs pour mieux repérer vos données et améliorer le suivi de vos recherches d’emploi.

    Voici ce que cela donne, à vous d’agrémenter selon vos besoins :

    Pour télécharger le modèle ci-dessus, cliquez sur le bouton Menu dans le bandeau inférieur du document puis > Télécharger une copie.menu skydrive icon embed

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    • Dodi

      Heu… on est sur un site Microsoft et ils ne sont pas foutus de mettre un lien direct vers ce fichier… Merci Microsoft pour cette aide…