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Quel e-mail traiter en priorité ?

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Je ne compte plus le nombre de clients qui me disent être submergés par leurs e-mails et ne pas réussir à tous les traiter.

La question n’est pas tant d’être ?un super héros de la messagerie? et de ?liquider tous ces méchants e-mails avant la fin de la journée?, que de traiter avant tout les plus importants.

Mais quels e-mails traiter en priorité dans ma journée ? Comment différencier l’urgent de l’important ou du secondaire ?

Vous avez forcément vos propres critères de priorisations. Pour moi par exemple, je classe dans ?urgent? tous les e-mails me demandant une action qui impacte un projet client crucial ou qui conditionnent l’action d’une autre personne.

Néanmoins, s’il s’agit d’un projet client avec une visibilité à long ou moyen terme, je vais plutôt assigner à l’e-mail un caractère ?important?, à traiter dans la semaine, notamment s’il est envoyé par mon manager (et oui, malgré ce qu’il imagine, tous les e-mails de mon responsable sont certes ?importants? mais pas tous ?urgents? !).

Quant aux e-mails secondaires (en copie, pour info, demande d’avis, etc.), j’utilise des catégories plus ciblées par projet et les classe dans des dossiers à part.

Si vous aussi vous voulez identifier facilement vos e-mails ?urgents? et ?importants?, utilisez les catégories de couleurs.

Dès que vous avez lu l’e-mail, attribuez-lui la bonne catégorie en faisant un clic-droit sur le rectangle au bout de l’e-mail.

U_emailPriorité_1

Ainsi, par une simple recherche sur cette catégorie, vous retrouvez tous vos e-mails urgents et/ou importants à traiter dans la journée, et seulement eux !

U_emailPriorité_2bis

Cette bonne pratique devrait vous permettre de mieux gérer vos e-mails vraiment prioritaires.

Mais vous pouvez aller encore plus loin ! Patience, je vous en dirai plus à l’occasion de mon prochain billet Sourire.

Ah si ! Avant de nous quitter, une dernière chose à éviter à tout prix : ne soyez pas tenté de répondre à un e-mail instantanément dès que vous l’avez lu, même si le sujet est simple !

Posez-vous d’abord la question de savoir si une réponse est vraiment attendue dans l’instant. Si vous le faites X fois par jour, ces 30 secondes à répondre qui ne vous coûtent rien pour un seul e-mail vous coûteront cher en perte de temps sur la journée?

C’est parfois un réel effort de changement d’habitudes le premier jour, mais je vous assure que vous mesurerez rapidement les bénéfices de cet effort après une semaine de pratique : 100 % satisfait ou remboursé !

Sophie B.

Cette réflexion vous a plu ? Découvrez d’autres bonnes pratiques sur la gestion de vos e-mails grâce à notre formation ?Terminez votre journée avec une boîte aux lettres vide?.

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