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    Trop de courrier à gérer ? Simplifier vos recherches facilement dans Outlook

    m@rina EST MVP
    par m@rina
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    Si vous recevez beaucoup de courriels, votre boîte est sûrement très encombrée. Beaucoup d’entre vous utilisent probablement les règles pour que le courrier se dirige spontanément vers tel ou tel sous-dossier en fonction de son expéditeur, de l’objet, etc. Au pire des cas, vous les déplacez manuellement vers ces sous-dossiers.

    Cette organisation est déjà intéressante. Néanmoins elle est peut s’avérer  insuffisante car :

    • Tous les courriels ne peuvent pas être assujettis à une règle.
    • Un courriel peut répondre à plusieurs critères.

    Voici donc une solution simple à mettre en œuvre qui permet d’enregistrer des types de recherche, de façon à accéder automatiquement aux données recherchées dans un dossier alors que ces données n’y sont pas vraiment Il s’agit en effet d’un dossier virtuel.

    Cette fonctionnalité est le dossier de recherche.

    Dans le volet de navigation situé à gauche de votre fenêtre Outlook, se trouvent tous vos dossiers et sous-dossiers. Parmi eux, vous pouvez voir Dossiers de recherche. Ouvrez ce dossier. Vous voyez alors des dossiers pré-existants que sont les dossiers Courrier classé, Courrier non lu, et Courrier volumineux. Cliquez sur chacun de ces dossiers. Si vous ne les avez jamais utilisé, Outlook va commencer la recherche et lister rapidement les courriels correspondants à ces critères. Les courriels qui s’afficheront dans ces dossiers de recherche peuvent se trouver dans différents sous-dossiers de votre boîte de réception.

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    Créer ses propres dossiers de recherche

    Ce qui est intéressant est de créer des dossiers de recherche répondant à ses propres critères. Rien de plus facile !

    • Cliquez du bouton droit sur Dossiers de recherche, puis sur Dossier de recherche.

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    • La boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche s’est ouverte permettant de créer vos propres critères de recherche. Quatre rubriques sont proposées : Lecture du courrier en cours, Courrier électronique de personnes et listes, Organisation du courrier, et Personnalisé

    Les choix étant infinis, voyons quelques exemples :

    • Sous la rubrique Lecture du courrier en cours, cochez par exemple Courrier important. Tous les courriers qui ont été marqués par l’expéditeur comme étant importants eront affichés dans ce dossier virtuel.

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    • Sous la rubrique Courrier électronique de personnes et listes, cliquez sur Courrier échangé avec des personnes spécifiques. Saisissez l’adresse mail de cette personne et cliques sur OK. Vous trouverez réunis dans ce dossier virtuel tous les courriels émanant de cette personne ainsi que ceux que vous lui avez envoyés.
    • Sous la rubrique Organisation du courrier, cliquez sur Courrier classé. Ce dossier de recherche existe déjà, il s’agit des dossiers auxquels vous avez affecté des catégorie. Ce dossier existe mais sans discernement des catégories. Cliquez sur le bouton Choisir et sélectionnez la ou les catégories de votre choix. Vous trouverez ainsi dans ce dossier virtuel uniquement les courriels répondant à cette ou ces catégories.

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    • Enfin, sous la rubrique Personnalisé, cliquez sur Créer un dossier de recherche personnalisé, puis cliquez sur Choisir. Donnez un nom à votre dossier, puis cliquez sur Critères. La boîte de dialogue des critères est composée de trois onglets : Messages, Autres choix et Options avancées. Vous pouvez alors entrer tous les critères que vous souhaitez. Ainsi ce dossier virtuel affichera uniquement les courriels répondant à tous ces critères réunis. Par exemple tous les dossiers échangés avec F. Dupont, dans la catégorie « Affaire à suivre », contenant des pièces jointes , envoyés dans le mois courant et dont le contact M.Dupont est en copie.

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    Tout est permis !

     

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