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Utilisez des macros pour les tâches répétitives.

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Il est fréquent d’être amené à répéter souvent les actions simples sur tout ou une partie de document. Si on pouvait enregistrer ces actions pour pouvoir les répéter au besoin il serait possible d’économiser du temps.

Cette possibilité existe, certains logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint)  sont pourvus d’un enregistreur de macro. Son utilisation est très simple et les résultats obtenus surprenants.

L’enregistreur de macro

Nous allons apprendre à utiliser l’enregistreur de macro fourni avec Word.

Il existe différentes façons d’y accéder.

Par la barre d’état.

La barre d’état est la partie inférieure de la fenêtre de Word. On y retrouve quelques informations et quelques boutons. Parmi les boutons, nous retrouvons celui qui va nous permettre d’enregistrer une macro.

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Le bouton :

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Un clic sur ce bouton ouvre une boîte de dialogue.

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Vous pouvez choisir un nom pour votre macro et choisir son emplacement.

Deux choix, le premier dans le Normal.dotm rendra les macros disponibles pour tous vos documents et le second, dans un document ou modèle de document. Dans ce cas, la macro ne sera disponible que dans ce document. Si c’est un modèle de document, elle le sera pour tous les documents basés sur ce modèle.

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L’enregistrement

Pour les actions sur le contenu du document, seules celles faites au clavier sont enregistrées, la souris est inutilisable.

Dès que vous avez cliqué sur le bouton OK, l’enregistrement commence.

Essayez quelques saisies de document, suivi de quelques mises en forme. Arrêtez ensuite l’enregistrement avec le même bouton qui a changé de forme.

Effacez le texte que vous venez de saisir.

L’utilisation

Nous allons utiliser la macro fraichement enregistrée. Par l’onglet Affichage, le groupe Macro et le bouton Macro. Vous obtenez une liste qui contient au moins votre macro.

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Choisissez-la dans la liste.

 

 

 

 

Et cliquez sur Exécuter. Tout ce que vous venez de faire pendant l’enregistrement, Word le refait à l’identique. Vous pourrez l’utiliser à souhait.

Par l’onglet Affichage

Le bouton permettant d’utiliser la macro permet aussi l’activation de l’enregistreur.

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Les manipulations suivantes restent les mêmes.

Ajouter un bouton

J’en conviens, l’utilisation de la macro n’est pas très conviviale, mais il est possible d’ajouter un bouton au Ruban pour rendre l’accès plus rapide.

Comment modifier le Ruban ?

Choisissez Macro dans la liste.

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Ajoutez là à un groupe que vous aurez créé.

 

 

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Le résultat dans la liste.

 

 

 

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Et le Ruban modifié.

 

 

La macro sera e
xécutée sur un simple clic.

Même si les limites des macros enregistrées sont vite atteinte, elles peuvent vous rendre de nombreux services.

Olivier Lebeau, MVP Microsoft Office (Word).
Responsable Word sur Developpez.com

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