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Word peut aussi faire des opérations

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Word tout en étant un traitement de texte peut exécuter certaines opérations mathématiques simples. Il ne remplacera pas Excel, mais pourra vous rendre certains services ou vous faciliter la tâche.

Dans un tableau

Si vos données sont dans un tableau Word, rien de plus facile que d’utiliser un champ pour faire certains calculs comme une somme, une moyenne, ?

Insérez un tableau dans votre document.

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Ajoutez des valeurs numériques dans les cellules de votre tableau.

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Les opérations sont obtenues à l’aide de champs. Positionnez le curseur dans la cellule qui va recevoir le résultat.

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Ajoutez un champ via l’onglet Insertion, le groupe Texte et le bouton QuickPart.

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Vous ouvrez une boîte de dialogue pour l’insertion de votre champ. Le premier de la liste est =( Formule ). Il permet d’insérer une formule.

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Cliquez sur le bouton Formule pour ouvrir une nouvelle boîte de dialogue relative aux opérations.

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Comme notre curseur se trouvait dans la dernière cellule de la première colonne, Word propose de faire la somme ( = SUM) de toutes les cellules qui se trouvent juste au dessus (ABOVE).

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Si vous validez sans rien changer, vous obtiendrez dans cette cellule la somme des cellules situées au-dessus.

 

Vous pouvez utiliser à la place de ABOVE,  LEFT ou RIGHT pour respectivement  GAUCHE ou DROIT, vous aurez le résultat de l’opérations sur les cellules situées à gauche ou à droite, mais n’essayez pas UNDER, ça ne fonctionnera pas.

Word permet l’adressage des cellules (comme les grilles du combat naval) pour les opérations .

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En utilisant cette méthode, vous n’êtes plus limités à des cellules contigües. Si vous séparez vos valeur par un ?;? seules les cellules mentionnées seront prises en compte, si elles sont séparées par un ?:?, c’est une plage de cellules qui sera utilisée.

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Que se passe-t-il en coulisse ?

Le résultat est donné par un champ, pour afficher son contenu, sélectionnez le résultat et utilisez la combinaison de touche Shift + F9 pour afficher les codes du champ.

Vous devriez obtenir ceci :

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On retrouve le contenu de la formule de la boîte de dialogue. Vous pouvez modifier le contenu du champ. Toutes les opérations ne sont pas possibles et il n’est pas possible de faire du traitement sur des données de types ?texte? comme extraire les quatre premiers caractères gauches.

Si vous commettez une erreur dans la formule au lieu du résultat, vous obtiendrez un message d’erreur.

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Vous n’êtes pas obligé de passer par une fonction pour faire vos opérations, vous pouvez utiliser les opérateurs arithmétiques simples.

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Il ne reste qu’à écrire vos opérations de façon conventionnelle.

 

Dans tous les cas, pour que le résultat soit affiché, vous devez forcer Word à effectuer le calcul en sélectionnant le champ et en utilisant la touche F9.

Si vous souhaitez mettre tous les champs à jour en une seule opération, utilisez la combinaison de touches Ctrl + A pour sélectionner l’intégralité du texte et ensuite F9 pour mettre les champs à jour.

Avec des signets

Les données utilisées p
our effectuer des opérations ne se trouvent pas toujours dans une tableau, elles sont parfois situées dans le texte.

L’utilisation des signets permet d’utiliser ces données pour effectuer vos opérations. Le principe reste le même, mais au lieu d’adresser une cellule, nous allons adresser un signet.

Ajoutez deux valeur numériques dans votre document, pour chacune de ces valeurs, ajoutez un signet sur ces valeurs. Ne faite pas comme moi, utilisez un nom représentatif pour votre signet, il sera plus facile à repérer et à utiliser.

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Lorsque vous allez ajouter votre formule, les signets seront proposés.

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Les signets présents dans le document sont disponibles dans la liste, il ne reste qu’à les choisir.

Après avoir choisi l’opération (Fonction) et les signets, il ne reste qu’à valider la boîte de dialogue.

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En plus des fonctions proposées, vous pouvez utiliser de simples opérations arithmétiques.

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Si vous modifiez le contenu du signet, vous devez actualiser le résultat avec la touche F9 après avoir sélectionné le champ. Si vous avez plusieurs résultats à valider, sélectionnez tout le texte avec la combinaison de touches Ctrl + A suivie de F9 pour mettre à jour.

Dans les options d’affichage, vous pouvez demander l’affichage des signets présents dans votre document, ils le seront sous la forme de deux crochets ?[ ]?.
Fichier => Options Word => Options Avancées => Afficher le contenu du document

Ceci n’est qu’un maigre aperçu des possibilités offertes par les champs dans un document Word.
Une touche très importante lorsque vous utilisez des champs : F9.

Olivier Lebeau, MVP Microsoft Office (Word).
Responsable Word sur Developpez.com

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