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    Word : tout savoir pour bien utiliser les propriétés d’un document

    m@rina EST MVP
    par m@rina
    1

    OFF12_Lorraine_03

    Utiliser les propriétés d’un document pour répéter le même texte à plusieurs endroits d’un même document et que tous ces textes soient liés. Si vous modifiez une propriété, la modification sera répercutée dans l’ensemble du document. Il existe un certain nombre de propriétés existant par défaut, on peut en ajouter d’autres.

    Insérer une propriété

    La commande Propriété de document

    Le plus simple est d’utiliser la commande Propriété de document via l’onglet Insertion, groupe Texte, bouton QuickPart, commande Propriété de document. Cette commande permet d’insérer les propriétés sous forme de Contrôles de contenu.

    prop1

    Une fois la propriété insérée dans le document, vous pouvez la modifier comme bon vous semble. Toutes les propriétés du même type se modifieront automatiquement sans avoir besoin de faire de mises à jour.

    prop2

    Mais… cette commande ne concerne malheureusement que certaines propriétés !

    Les champs de propriétés

    Les propriétés qui ne sont pas propposées via la commande Propriété de document vont s’insérer sous forme de champ. Vous utiliserez la boîte de dialogue Champ, car il existe beaucoup de propriétés différentes et il n’est pas facile de s’y retrouver. Il existe en réalité trois types de champs que je décris ci-dessour pour votre information :

    • Les champs dont le nom est directement celui de la propriété.
      Exemples : les champs { AUTHOR } ou {COMMENTS} : Le premier donne le nom de l’auteur, le second affiche des commentaires.
    • Les champs INFO dont le nom est suivi du nom de la propriété
      Exemples : les champs { INFO Comments } ou {INFO Subject }
      Le premier affiche des commentaires, le second le sujet du document
    • Les champs DOCPROPERTY dont le nom est également suivi du nom de la propriété
      Exemples : les champs {DOCPROPERTY Comments } ou { DOCPROPERTY Template }
      Le premier affiche des commentaires, le second affiche le nom du modèle utilisé pour le document en cours

    Pour simplifier, je conseille de préférence d’utiliser uniquement le champ DOCPROPERTY et de s’en tenir à ce champ.

    La différence fondamentale entre les champs { DOCPROPERTY } et les deux autres types de champs, réside dans le fait que les propriétés ne peuvent pas être modifiées directement dans les champs { DOCPROPERTY}, contrairement aux deux autres. Le champ { DOCPROPERTY} ne permet que l’affichage de la propriété telle qu’elle a été créée ou modifiée dans la boîte de dialogue Propriétés (voir-dessous) ou via les deux autres types de champ.

    Pour ouvrir la boîte de dialogue Champs : Onglet Insertion, groupe Texte, bouton QuickPart, commande Champs. Dans la boîte de dialogue Champ, vous pouvez choisir la catégorie Résumé. Ensuite vous opterez le champ PropriétéDoc dans la colonne des champs à gauche, et pour la propriété de votre choix dans la colonne des propriétés à droite.

    propr3

    Après avoir validé en cliquant sur OK, le champ est inséré dans le document. En appuyant sur le raccourci clavier Maj+F9, vous en afficherez le code.

    prop4

     

    Modifier et ajouter des propriétés

    Je ne reviens pas sur les Contrôles de contenu Propriété de document pour lesquels, vous l’avez vu, la modification se fait très rapidement et sans se poser de question.

    Voyons par contre comment modifier les autres propriétés et aussi comment en ajouter de nouvelles.

    Il existe des propriétés existant par défaut, on peut en ajouter d’autres, ce seront les propriétés personnalisées. Donc, si certaines propriétés peuvent se modifier via les champs, je vous conseille, toujours pour simplifier, de les modifier uniquement via la boîte de dialogue Propriétés. Pour l’afficher, passez en Mode Backstage (onglet Fichier), cliquez sur Informations, bouton Propriétés, Propriétés avancées.

    propr5

    Modifier les propriétés

    • L’onglet Résumé contient certaines propriétés comme le titre (DOCPROPERTY Title), le sujet (DOCPROPERTY Subject), l’auteur, etc.

    propr6

    • L’onglet Statistiques renferme les propriétés non modifiables (dates, nombre de pages, de caractères, etc.)
    • L »onglet Personnalisation contient les propriétés que l’on peut personnaliser. C’est ici que l’on pourra ajouter des propriétés.
    • Une fois la modification de la proporiété exécutée,  les champs pré-insérés dans le document devront être mis à jour, car comme la plupart des champs, ils ne s’actualiseront pas tout seuls ! (touche F9).

    Ajouter et personnaliser des propriétés

    Sous l’onglet Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés, vous pourrez personnaliser et créer de nouvelles propriétés.

    Un certain nombre de propriétés sont déjà existantes, elles n’attendent qu’à être personnalisées. Pour cela :

    • Sélectionnez le nom de la propriété, par exemple « Editeur »
    • Choisissez le type dans la liste déroulante Type (Texte, Date, Nombre, Ou/Non)
    • Entrez la valeur dans la zone Valeur
    • Cliquez sur le bouton Ajouter => la propriété est créée

    Si les propriétés existantes ne vous suffisent pas, vous pouvez en ajouter d’autres de la façon suivante :

    • Entrez le nom de la propriété dans la zone Nom
    • Choisissez le type dans la liste déroulante Type (Texte, Date, Nombre, Ou/Non)
    • Entrez la valeur dans la zone Valeur
    • Cliquez sur le bouton Ajouter => la nouvelle propriété est créée

    Que vous ayez complété une propriété existante ou que vous ayez créé une nouvelle propriété, toutes s’affichent sous l’onglet, dans le tableau Propriétés, avec les colonnes Nom, Valeur et Type.

    propr7

    Pour utiliser ces propriétés dans le document, insérez un champ { DOCPROPERTY } suivi du nom de la propriété. Si la propriété était Editeur, nous aurons : { DOCPROPERTY Editeur }. Si vous connaissez par coeur les noms de vos propriétés, vous pouvez insérer les champs à l’aide du raccourci clavier Ctrl+F9.

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    • http://bludwarf.fr/ Mathieu Lavigne

      Bonjour et merci pour cet article très clair.
      Savez-vous s’il est possible d’ajouter des « Propriétés de document » (et pas seulement des « Champs de propriétés ») afin d’enrichir la liste par défaut malheureusement trop restreinte. Leur utilisation est bien plus user-friendly : balisage visuel, modification automatique de toutes les références, etc…