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    Cinq astuces pour mieux collaborer en entreprise

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    Épisode 1 : les outils de communication

    Dans cette série de quatre épisodes, nous partagerons avec vous les bonnes pratiques pour bien appréhender les outils collaboratifs que proposent les nouvelles technologies. Nous passerons successivement en revue : les outils de communication, le travail partagé, l’accès à l’information, et la gestion de tâches.

    L’e-mail : rigueur côté destinataire… et émetteur

    Son usage est désormais universel : partout et pour longtemps, le mail est au cœur des échanges ; en interne, ou vers l’extérieur. Il semble parfois que ce soit le mode de communication absolu. Le problème : à partir d’un certain seuil, les organisations ou les services produisent bien plus d’échanges que ce que l’individu est capable de traiter en marge de son propre travail.

    • Astuce n°1 : Passer son savoir-faire.

    La gestion de mail est une méthode qui ne s’apprend que trop rarement sur les bancs des écoles. Transmettre les meilleurs usages favorise l’harmonisation des pratiques. Si vous-même ou l’un de vos collaborateurs en avez une bonne maîtrise, prenez le temps de la partager, de créer des mini-sessions de formation, de la consigner dans un document, voire de l’afficher!

    • Astuce n°2 : S’appuyer sur les fonctionnalités de votre messagerie.

    La bonne gestion des mails implique d’abord une grande rigueur individuelle. Les logiciels de messagerie modernes, tels que Outlook, dans sa version installée ou dans le Cloud avec Office 365 regorgent de fonctions pour vous assister vous permettre de vous concentrer sur les tâches essentielles. Pensez par exemple aux marqueurs d’importance, aux indicateurs. Mais surtout, pensez à créer des règles de classement. Nous pensons tous à ranger nos mails dans des dossiers qui concernent des projets ou des clients ; mais pourquoi ne pas créer des dossiers temporaires qui faciliteront le traitement hiérarchisé des taches.

    • Astuce n°3 : Créer des mailing listes restreintes.

    En marge des échanges nominatifs, se sont ajoutés les désormais fameuses listes de diffusion. Il convient de mieux canaliser le flux de ces dernières à une équipe, à un projet et épargner ainsi l’ensemble d’une organisation d’informations qui ne concernent que certains collaborateurs. Les solutions Microsoft Outlook permettent la création facile et rapide de ces listes ciblées.

    La messagerie instantanée : savoir se retrouver… physiquement.

    De par sa facilité d’usage, la messagerie instantanée a pris une place importante dans le monde du travail. Pour des échanges silencieux, pour rapprocher les collaborateurs distants, pour le télétravail, parfois même pour échanger des fichiers, elle tisse un lien continu entre les individus. Mais aussi utile soit-elle, la messagerie instantanée introduit des échanges informels dont il faut maîtriser l’étendue et la fréquence. Certains collaborateurs sont tenus à l’écart de l’information, les fichiers échangés n’apparaissent dans aucun référentiel commun…

    • Astuce n°4 : créer ou conserver des espaces de travail physiques de toutes tailles.

    Placés à l’écart des technologies, ces lieux de travail incitent à garder l’habitude des réunions réelles et les pratiques associées (ordre du jour, compte-rendu, isolement). Ils garantissent une focalisation et une rigueur intellectuelle que la messagerie instantanée ne peut assurer.

    Le cas échéant, un réseau social d’entreprise comme Yammer permet à la fois de fournir à l’entreprise un lieu d’échange et de suivi de fichiers, mais aussi une plateforme de discussion, de veille et de collaboration.

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    La téléphonie : l’inscrire dans la liste des outils collaboratifs

    Plus de 150 ans que le monde connait la téléphonie et son usage reste principalement cantonné à la communication de personne à personne.

    • Astuce n°5 : utiliser les technologies de Voix sur IP pour organiser des conférences téléphoniques.

    Comme Microsoft Lync, la plupart des solutions de communication unifiée permettent de planifier et d’héberger des salles de conférences téléphoniques. Collaborateurs, clients ou prestataires, chacun peut rejoindre ces réunions avec un simple téléphone, depuis n’importe quel endroit du monde, parce que l’on a pas toujours besoin de se voir en personne pour avancer sur des projets.

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