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  • Conseils Cloud Collaboration Productivité

    La collaboration dans le cloud, pourquoi pas vous ?

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    Le cloud computing et la collaboration, ces deux-là sont fait l’un pour l’autre. Ils existent de nombreux outils de collaboration en ligne, tels que SharePoint, disponibles depuis plusieurs années, mais de nombreuses organisations préfèrent s’en tenir à une situation confortable et ne compter que sur l’e-mail. L’e-mail est l’outil de collaboration privilégié lorsque vous êtes en déplacement, et ce n’est qu’une petite part de ce qui peut être réellement efficace dans une stratégie cloud plus globale. Pourquoi l’e-mail est donc encore le moyen principal de communication ?

    Voici les quatre raisons principales :

    1. C’est commode
    2. C’est simple
    3. Tout le monde l’utilise, tout le temps
    4. Cela fonctionne encore et toujours

    À ne pas profiter des avantages du cloud, vous pourriez ressentir des limitations telles que la capacité de travailler à plusieurs sur un même document, et ainsi de vous retrouver avec plusieurs versions éditées par différentes personnes. Dans des secteurs fortement réglementés, l’existence de versions différentes peut poser de sérieux problèmes, au-delà du simple fait de ne plus savoir sur quelle version vous êtes censé travailler.

    Pendant ce temps, les documents traînent (des présentations, des vidéos, etc.) et la productivité est limitée. Ce type de méthode pour partager vos travaux est déterministe et ne permet qu’un seul style de travail. Les gens doivent travailler isolés, et travailler de manière séquentielle. Je suppose que votre équipe se presse parfois autour du PC d’une personne isolée, mais dans ce cas, ce n’est pas de la collaboration, c’est de la distraction.

    Le développement du cloud computing a fondamentalement changé la façon de collaborer. Des outils traditionnels comme Outlook et Word sont transformés en outils basés dans le cloud, comme c’est le cas pour toute l’offre Office 365. Opter pour la collaboration dans le cloud, signifie que bon nombre d’obstacles initiaux au développement d’une solution de collaboration, tels que les investissements de départ ou le prix coûteux des infrastructures, disparaissent. Au lieu de ça, vous pouvez profiter du « payez ce que vous consommez », qui permet aux employés de continuer à utiliser les outils qu’ils utilisaient déjà auparavant,  avec la possibilité d’ajouter des fonctionnalités.

    Une plateforme puissante comme SharePoint, décuple sa puissance lorsqu’elle est liée au cloud. Les partenaires et les sous-traitants peuvent être intégrés dans les projets plus facilement, avec plus de contrôle et moins de risques. Les filiales et les succursales ne se sentent plus comme exclus de la maison mère, puisqu’ils ont accès aux mêmes outils, aux mêmes moments.

    Et bien sûr, tous ces avantages viennent en supplément des économies financières que vous réaliserez grâce au cloud computing.

    Une nouvelle façon de collaborer

    Pendant des années, Outlook et Exchange étaient ce que l’on entendait lorsqu’on parlait de collaboration en ligne. Maintenant,  il est important de prendre en compte la messagerie instantanée (Lync, Skype par exemple), Facebook, LinkedIn et beaucoup d’autres nouvelles formes de communication (Yammer, Skydrive, etc.)

    Oh, et n’oubliez pas le téléphone mobile. Dans le passé, l’e-mail n’était pas un outil mobile. Les collaborateurs avaient un accès à Outlook et Exchange seulement sur un PC dans un bureau physique de l’entreprise. L’accès à distance permettait d’avoir accès au réseau privé de l’entreprise pour synchroniser un compte entreprise Exchange avec un ordinateur à la maison, ou en voyage. Cette expérience à distance était alors indissociable d’un PC.

    Maintenant, l’e-mail est disponible par le biais de n’importe quel navigateur internet et applications mobiles, rendant les smartphones et e-mails quasiment inséparables. Ce qui nous ramène directement à notre point de départ : l’e-mail est de facto, l’outil de collaboration en situation de mobilité car il est accessible à travers tous les équipements. De nombreux autres outils de collaboration ne le sont pas (encore), mais la migration de l’e-mail vers le cloud, espérons-le, le permettra (on pense à des solutions comme Yammer ou encore Lync.)

    Si la collaboration basée dans le cloud n’est pas en tête de votre liste des tâches, pourquoi ne l’est-elle pas ?

    Article basé sur l’article en anglais du du site Microsoft Small Business.

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