• Accueil
  • Actualités
  • Témoignages
  • Conseils
  • Documents
  • Évènements
  • show/hide menu
  • Accueil
  • Actualités
  • Témoignages
  • Conseils
  • Documents
  • Évènements
  • Conseils Productivité réunion

    Quelques astuces pour optimiser votre temps en réunion

    1

    Gare à la réunionite aigüe : trop nombreuses et trop souvent inefficaces, les réunions sont considérées par 75 % des cadres comme une perte de temps. Alors comment faire pour que réunion rime avec productivité ? Voici quelques astuces.

    Préparer et hiérarchiser

    Bien souvent, les réunions ne sont pas assez préparées ce qui explique l’éparpillement des sujets et le manque d’interaction des personnes présentes. Il faut donc impliquer tout le monde en amont pour que chacun se sente concerné le jour J.

    Quelques points-clés :

    • Rappelez bien les objectifs de cette réunion dans un e-mail.
    • Vos collaborateurs peuvent ensuite intervenir dans la préparation de l’ordre du jour : invitez-les par exemple à proposer des idées ou des questions en lien avec le fil conducteur que vous aurez défini.
    • Vous devrez veiller à ce que ces suggestions ne soient pas hors sujet.
    • Demandez-leur également les points qui selon eux sont prioritaires (pour une meilleure gestion du temps)
    • Pas plus d’une dizaine de personnes dans un meeting, assurez-vous que seules les personnes nécessaires sont invitées

    Sleeping at work

    Imposer des contraintes de temps

    Vos collaborateurs commencent à s’agiter sur leur chaise, ils ne vous écoutent plus, ils échangent entre eux, la réunion devient cacophonique! Dans ce cas, vous ne tirerez plus rien de bon de cette réunion, il est trop tard. L’objectif est donc d’éviter d’arriver à une une telle situation. Il faut d’abord définir une durée de réunion, (si elle est longue, n’hésitez pas à l’entrecouper d’une ou deux pauses) ; vous ne pouvez en effet pas monopoliser l’attention de vos collaborateurs trop longtemps.

    La réunion doit commencer à l’heure, insistez sur ce point, les retardataires perturbent le déroulement car l’attention est momentanément détournée. N’hésitez pas à rappeler dès le début de la réunion l’heure de fin, vos collaborateurs seront synchronisés avec vous et seront ainsi plus compétents dans leurs interventions.

    123467427

    Maîtriser la prise de parole

    Lorsque vos collaborateurs prennent la parole, soyez attentif à ce que chacun puisse s’exprimer en un temps similaire. Surtout, n’hésitez pas à intervenir s’ils se perdent en digression. Vous devez rester sur les points prioritaires définis en amont.

    Il est préférable d’annoncer le déroulement de la réunion au début et de rappeler régulièrement où vous en êtes. Une fiche synthétisant les éléments importants peut être utile. Cela vous évitera de perdre le fil conducteur. Il ne faut surtout pas se laisser déborder par les différentes interventions. Encouragez chacun à s’écouter et à ne pas s’interrompre pour éviter l’effet « cour de récréation ».

    Enfin, c’est à vous de conclure la réunion en rappelant par exemple les points abordés et les solutions trouvées le cas échéant. Un compte-rendu écrit est toujours le bienvenu.

    Avec ces bonnes astuces, vos réunions devraient être alors moins longues et surtout plus constructives. Avez-vous quelques astuces supplémentaires que vous souhaiteriez partager avec notre communauté ?

    160556312

     

    articles liés

    Transformez vos pratiques professionnelles avec l'entreprise numérique

    Transformez vos pratiques professionnelles avec l'entreprise numérique

    5 conseils pour booster vos équipes avec succès

    5 conseils pour booster vos équipes avec succès

    Productivité : adoptez le « Very short reply expected » pour optimiser la gestion de vos mails

    Productivité : adoptez le « Very short reply expected » pour optimiser la gestion de vos mails

    • Matthieu Lépine

      Les statistiques sur l’inefficacité des réunions ne manquent pas et vous faites bien de les rappeler.
      D’emblée, on pourrait conclure en disant qu’il serait plus simple de les abolir puisqu’elles sont un perte de temps. Mais, jusqu’à preuve du contraire, elles sont indispensables pour mener tous types de projets.
      Pour notre part, nous avons récemment lancé une solution de travail collaboratif, Meetiiim (http://www.meetiiim.com), constituée d’une table tactile et d’une solution logicielle avec des fonctionnalités avancées dédiée aux réunions professionnelles. L’objectif avec Meetiiim est justement de faire à nouveau rimer réunion avec productivité. Grâce à cette solution, chacun peut partager ses contenus numériques au centre de la table depuis son ordinateur ou depuis une tablette, travailler avec, les modifier, établir un compte-rendu automatisé en temps-réel et repartir avec toutes les informations échangées dès la fin de la réunion, d’un simple clic.
      Les réunions deviennent rapidement très différentes des réunions classiques. On ne fait pas qu’échanger des informations. On prend directement les décisions avec les bonnes personnes en un temps très court.
      On se prend vite au jeu et cela devient difficile de revenir en arrière.
      Si vous souhaitez en savoir plus, je vous invite à regarder les vidéos: http://youtube.com/meetiiim