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A l’annonce du confinement, Arts et Métiers a déployé massivement Microsoft Teams Education afin de maintenir l’enseignement à distance. Une solution largement plébiscitée par les équipes pédagogiques et les étudiants. Un succès qui a poussé l’établissement à continuer sa transformation numérique aux côtés de Microsoft en démocratisant la dématérialisation de ses activités à distance.

Créée en 1780 et s’inscrivant comme une des plus anciennes écoles d’ingénieurs , Arts et Métiers est un établissement d’enseignement supérieur public qui relève du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation. L’école, qui diplôme du bac + 3 à bac + 8, forme 6 000 étudiants chaque année Arts & Métiers compte plus de 1 000 collaborateurs dont 450 enseignants et enseignants chercheurs.

L’école a également tissé un solide réseau international avec 150 partenaires. Les étudiants peuvent ainsi partir étudier à l’étranger un semestre ou même 2 ans dans le cadre de projets de recherche et en particulier de projets de recherche européens.

Arts et Métiers est un partenaire Microsoft de longue date. C’est donc tout naturellement que l’école décide d’inclure Microsoft à son plan de digitalisation et dématérialisation des procédures en 2017. D’importants chantiers sont alors lancés comme le déploiement de l’accès au Wifi et l’amélioration du travail à distance entre les 11 sites d’Arts et Métiers en France. L’enjeu de faire mieux communiquer à distance ces 11 campus a donné naissance à l’implémentation de Teams en septembre 2019. Une nouveauté au sein de l’école qui a séduit l’ensemble des professeurs, mêmes les plus réticents au début du projet…

Un déploiement immédiat et massif de Microsoft Teams Education à l’annonce du confinement

Le jeudi 12 mars, les établissements d’enseignement ont été prévenus que la France serait confinée dès le lundi 16 mars. Arts et Métiers, comme tous les autres établissements, n’avait que 96h chrono pour trouver une solution… C’est donc le jour-même que l’école a communiqué aux enseignants que les cours auraient lieu sur Microsoft Teams Education dès la semaine suivante. La DSI s’est alors mise à recréer dans Teams les groupes de cours pour qu’ils soient opérationnels dès le lundi suivant. « Nous étions plus prêt que les autres grâce aux outils Microsoft déjà disponibles dans l’établissement depuis septembre 2019 » explique Laurent Champaney, directeur général d’Arts et Métiers et vice-président de la conférence des grandes écoles.

Pour favoriser l’usage de Teams par les enseignants, l’école organise alors deux webinaires la première semaine. Et assez rapidement, la formation continue naturellement entre pairs avec la création de groupes Teams entre professeurs pour se partager des tutoriels d’utilisation de l’outil et de ses fonctionnalités.

Les étudiants ont quant à eux vu apparaitre dans leur emploi du temps des cours sur Teams ou des travaux pratiques sur Moodle. L’école a choisi de conserver les mêmes emplois du temps, déjà prévus jusqu’à fin mai, pour assurer la continuité pédagogique.

« Le confinement et notre obligation de basculer du jour au lendemain nos activités de formations, recherches et administratives à distance ont vraiment permis un déploiement massif de l’usage de Teams. Nous sommes passés en moins de 15 jours de moins de 100 utilisateurs quotidiens à 4 500 sans aucun problème technique. Teams a tenu ses promesses tout du long avec un rythme de croisière de 2 200 réunions par jour » témoigne Laurent Champaney.

Une multiplication des usages de Microsoft Teams Education avec un taux de satisfaction de 75%

Au début du déploiement intégral de Teams, il a fallu que l’école trouve son rythme et ses process pour assurer l’enseignement à distance. « Les professeurs ont eu peur que le « à distance » signifie moins travailler, ils ont donc donné beaucoup de devoirs aux étudiants qui se sont vite retrouvés débordés, il a fallu réguler cela. Et puis, les réunions Teams se sont vite enchainées, les journées devenaient denses pour les étudiants qui nous ont demandé de faire des pauses plus souvent entre les cours. Teams permettant de savoir qui était présent ou non à une réunion et d’avoir la liste en format Excel, l’école a pu repérer les étudiants qui se connectaient très peu et a pu ainsi investiguer. Il s’est avéré qu’il s’agissait d’étudiants n’ayant pas d’autre choix que de travailler à partir de leur téléphone portable. Nous avons là aussi aménagé le rythme des journées et Microsoft a proposé via l’association des anciens élèves des prêts de Surface Book 2 pour les étudiants en résidence qui avaient les plus grosses difficultés. » raconte Laurent Champaney.

Teams est ainsi devenue la plateforme privilégiée des cours magistraux à distance. Les élèves et professeurs utilisent désormais toutes les fonctionnalités de l’outil qui leur permettent de recréer la même expérience de cours qu’en présentiel. Le partage d’écran rend service aux professeurs qui font cours, la fonctionnalité « lever la main » aux élèves désireux de prendre la parole. En outre, la fonctionnalité « tableau blanc collaboratif Microsoft » a particulièrement tiré son épingle du jeu pour ces ingénieurs en formation qui réalisent beaucoup d’équations en cours. Ce tableau blanc partagé permet à l’enseignant d’écrire, de dessiner, de schématiser et d’inviter ses élèves au tableau pour interagir dessus comme il le ferait en présentiel. Cette notion d’interactivité malgré la distance a particulièrement séduit les professeurs qui aiment recevoir des questions dans la conversation pendant le cours pour adapter leur discours afin d’y répondre. De leur côté, les étudiants ont souligné la praticité d’enregistrer les cours et de les repasser quand ils le souhaitent.

Les cours se sont déployés très naturellement sur Teams et l’établissement est allé plus loin en digitalisant ses réunions d’information via Teams Live Events. Le premier live event créé a été un séminaire hebdomadaire scientifique et technique pour les étudiants. Ensuite Laurent Champaney a lancé une plénière en live event pour s’adresser simultanément aux équipes pédagogiques des 11 campus. Un troisième live event a servi par la suite à communiquer à tous les étudiants sur la formation et la vie étudiante jusqu’aux congés, puis jusqu’en septembre.

« Nous nous sommes mis à utiliser Teams Live Events facilement et avec une très grande satisfaction. Ce format permet de s’adresser à des publics de plus de 500 personnes en même temps et les incite davantage à poser des questions qu’en présentiel. De plus, l’orateur peut adapter son discours en fonction des questions qui arrivent en live. Nous avons envie de l’utiliser plus fréquemment, sur les journées portes ouvertes par exemple. La dernière semaine d’aout nous organiserons un live event à destination des parents et étudiants pour communiquer sur les conditions de sécurisation sanitaire à la rentrée. » témoigne Laurent Champaney.

Fort de ce succès sur les cours et les réunions d’information à distance, l’école a multiplié les usages de Teams, en faisant la plateforme de référence pour les soutenances de thèse de doctorat, le suivi d’étudiants en stage et la continuité de la vie associative étudiante. Mais Teams sert aussi et surtout à garder le lien. Les étudiants ont créé des « les apéros Teams », le personnel administratif « les pause-café Teams » … tous les formats et prétextes sont bons pour favoriser la conversation informelle et garder le lien !

« La grande disponibilité et la stabilité de la solution lui ont permis de séduire les utilisateurs. Aujourd’hui, nous atteignons 75% de taux de satisfaction pour les enseignants et les étudiants selon une enquête interne. Nous avons même noté une plus grande assiduité des étudiants que dans les cours en présentiel » explique Laurent Champaney.

Une remise en question du modèle présentiel grâce à ce succès

A la rentrée, l’établissement s’est posé la question de l’utilité des campus avec les mesures sanitaires qui imposent une organisation particulière. Arts et Métiers a déjà prévu que ses cours magistraux de plus de 30 élèves se feraient à distance via Teams car la distanciation ne peut pas être tenue en amphithéâtre. De la même manière, les travaux pratiques seront aménagés. La phase de préparation se fera à distance et pour la phase pratique, l’école misera sur des Teams Room : la moitié du groupe viendra en classe quand l’autre moitié la suivra à distance, et inversement d’une semaine à l’autre. Mais est-ce que le retour au présentiel 100% du temps est envisagé dans le futur aux Arts et Métiers ? Rien n’est moins sûr si l’on en croit Laurent Champaney…

« Cette phase de confinement – et le fait que les outils Microsoft aient tenu leur promesse – nous ont fait faire un bond en avant. Pour moi c’est une opportunité pédagogique. On ne veut pas d’un retour en arrière à la rentrée. A l’avenir nous laisserons donc le choix aux enseignants entre ceux qui veulent faire leur cours à distance ou en présentiel. Il faut que les gens utilisent le mode de travail avec lequel ils sont le plus à l’aise et très clairement les étudiants plébiscitent le « à distance » dans les conseils étudiants. La génération d’étudiants que l’on forme actuellement ne comprend pas pourquoi nous leur faisons cours de 8h à 12h et de 14h à 18h, et pourquoi pas le reste du temps. Tout ce qui permet de détemporaliser la formation est encouragée par ces nouvelles générations. S’ils veulent partir en week-end chez leurs parents et rattraper le cours en replay à un autre moment, il faut rendre cela possible, ce sont encore des choses à travailler. Nos étudiants sont prêts et très à l’aise avec la manipulation de ces outils et cette flexibilité du temps qu’ils retrouverons ensuite en entreprise. »

Cette expérience de confinement aura donc questionné le modèle établit jusque-là au sein d’Arts et Métiers. Une opportunité finalement de voir ce qui sera conservé en présentiel mais aussi à distance, à la rentrée et même dans le futur.