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Face à la fermeture des établissements scolaires en période de confinement, l’ESC Clermont Business School assure la continuité de l’enseignement en déployant Microsoft Teams. Des classes virtuelles qui séduisent les étudiants et les professeurs en maintenant un lien entre eux et en instaurant une nouvelle forme d’entre-aide.

Fondée en 1919, l’ESC Clermont Business School a fêté son centenaire l’année dernière. L’établissement fait partie de la conférence des grandes écoles et bénéficie à ce titre des accréditations AACSB, AMBA et EPAS qui garantissent la qualité de ses programmes. Il fait partie intégrante des plus grandes écoles de management et de commerce françaises dont les programmes sont visés par l’état. L’ESC Clermont Business School dispense des formations Bachelor, Master Grande Ecole, Master of Science et Formation Continue en Management. Depuis 3 ans, l’école a développé trois expertises : la mobilité et l’automobile, le retail et le sport. Bénéficiant d’un excellent taux d’encadrement avec 45 professeurs permanents pour 1 500 élèves, l’ESC Clermont Business School compte aujourd’hui 13 000 diplômés à travers le monde.

L’école se singularise notamment par sa dimension humaine, la proximité avec les étudiants est au cœur de son ADN. Cet esprit de famille lui permet de garder le lien avec ses élèves qui partent étudier au sein de ses 120 partenaires internationaux.

Fort de son esprit de d’innovation, l’établissement accorde une réelle importance à sa transformation numérique et à l’appréhension des enjeux futurs. Il possède à ce titre un open-incubateur de startups. Et depuis 5 ans, l’ESC Clermont Business School fait confiance à Microsoft et ses outils. « Il est important pour nous que les étudiants apprennent à se servir des outils de bureautique et de la messagerie qu’ils retrouveront ensuite dans le monde de l’entreprise » souligne Christophe Terrie, responsable du système d’information et de la transformation numérique.

C’est donc tout naturellement qu’à l’annonce du confinement Christophe Terrie s’est tourné vers Microsoft Teams pour pouvoir maintenir l’enseignement à distance.

L’école déploie Microsoft Teams pour assurer l’enseignement à distance

« Auparavant nous avions regardé d’autres solutions de visioconférence sur le marché mais 15 jours avant le début du confinement, nous avons étudié en profondeur la solution Teams parce que nous savions qu’en nous appuyant sur Microsoft nous faisions le choix de la sécurité de fonctionnement, de la performance et de la facilité d’usage. » explique Christophe Terrie.

« L’implémentation a été très facile et rapide puisque l’école utilisait déjà la messagerie Office 365, donc tout le monde avait accès directement à Teams. A partir du 11 mars nous avons commencé à créer les différents groupes au sein de la plateforme. Ensuite, nous avons poursuivi le déploiement avec des formations individualisées la semaine du 16 mars. L’outil est très intuitif donc il ne s’agissait pas d’accompagner les équipes pédagogiques sur l’utilisation de la technologie. En effet, la prise en main a été très facile pour tous. Il fallait davantage former un à un les professeurs sur la méthode que nous avions mise en place. En effet, Teams permet beaucoup de choses mais nous avions un parti-pris très clair sur la façon dont nous voulions le mettre au service de toute l’école. Nous voulions créer des équipes de classe par groupe, sous-groupe ou filière au sein de l’école. Il a donc fallu former l’interne à la création de ces équipes, plus ou moins grandes, et à l’organisation des différents modules de cours. Le 23 mars 100% des cours avaient basculé sur Teams » poursuit Christophe Terrie.

Ce déploiement est une réussite pour l’école qui comptabilise à ce jour plus de 200 groupes Teams créés, plus de 200 cours par semaine dispensés via la plateforme, et près de 1 000 visioconférences organisées.

« A l’heure actuelle, l’ensemble de l’école communique et échange par Teams, il n’y a pas une seule réunion qui ne se déroule sans l’outil » affirme Christophe Terrie. « Et les retours que l’on a des équipes sont très positifs par rapport aux diverses fonctionnalités de Teams » complète Rodolphe Canale, responsable relations média et brand content.

Les élèves, les équipes pédagogiques, le département communication et le département système d’information soulignent les atouts de Teams dans le contexte actuel :

  • La création rapide de groupes de classe : chaque personne est identifiée dans « l’active directory » de l’ESC Clermont Business School, c’est-à-dire l’annuaire Microsoft qui sécurise les accès de chacun au système d’information global. Et cet Active Directory est relié à Teams pour créer facilement des groupes en identifiant et intégrant les personnes qui doivent en faire partie.
  • La planification à l’avance des cours : à chaque cours est attribué un groupe d’élèves et les différentes séances de ce cours sont planifiées par dates et horaires. « C’est une fonctionnalité qui existe, qui fait la différence avec d’autres solutions, et qui nous est très utile. Avec ce planificateur on ne perd ni les étudiants ni les enseignants. L’enseignant a automatiquement tous les étudiants concernés par tel ou tel cours dans le groupe Teams, pour lequel sont planifiées les différentes sessions de travail. »
  • La facilité de communication : avec le tchat chacun peut écrire facilement à une ou plusieurs personnes, et échanger des images pour aider à faire passer une idée ou demander de l’aide. La visioconférence permet aussi de garder le lien avec une qualité d’image et surtout sonore. Et les élèves trouvent particulièrement pratique le fait de pouvoir enregistrer une conférence téléphonique et la partager ensuite directement dans le fil d’actualité du groupe pour la retrouver facilement.
  • Un travail collaboratif : les équipes centralisent dans Teams les documents et ouvrent ensuite le Sharepoint pour travailler simultanément sur un même fichier, évitant ainsi les multiples transferts de fichiers et les erreurs.

Un gain de productivité a distance pour les étudiants

Malgré la difficulté du contexte de confinement, avec ce type de déploiement initié par l’école, les élèves peuvent maintenir leur niveau et être même davantage focalisés sur leur travail.

« Beaucoup d’élèves nous disent qu’avec ce nouveau système de cours à distance via Teams les échanges sont plus concis, plus formels et qu’ils gagnent en efficacité. Les étudiants sont plus concentrés sur leur travail car ils n’ont pas la distraction des camarades à côté d’eux. Alors que la charge de travail est la même que celle d’une journée de cours en face à face, ils ont l’impression d’avoir travaillé davantage. » explique Rodolphe Canale.

Christophe Terrie rebondit en disant qu’il existe aujourd’hui « une vraie prise de conscience de tout le travail que l’on peut mener finalement à distance ». En effet « les élèves sont étonnés de faire autant de choses sans se voir physiquement, notamment sur des cas pratiques ». Rodolphe Canale prend l’exemple des Business Game, ces jeux de rôles par équipes de 5 étudiants pour résoudre un cas d’entreprise « tout le monde était stupéfait que ça fonctionne aussi bien, l’apport pédagogique est quasiment le même que si le business game avait été mené en présentiel ».

Ce que la première enquête interne, réalisée à la mi-avril auprès des étudiants, confirme : ils sont 9 sur 10 à louer la facilité d’utilisation de Teams pour maintenir la pédagogie à distance !

Le déploiement de Teams permet donc à tous de continuer à collaborer au mieux mais également de garder le lien. « Les élèves et enseignants ont le sentiment de ne pas être abandonnés. Parfois même, le tchat brise les frontières de la timidité, encourage l’échange entre eux. On a observé un véritable élan de solidarité via Teams avec le partage d’écran par exemple pour aider quelqu’un en difficulté sur un sujet. » souligne Christophe Terrie.

Cap sur de futurs projets avec Microsoft Teams

Le projet phare en cours de développement au sein de l’établissement est la création d’une « Teams Room », un lieu physique que l’on pourra appeler via Teams. Avec ce nouveau concept, les étudiants pourront suivre à distance un cours animé par un ou plusieurs intervenants qui parleront depuis la Teams Room et interagiront avec eux. Cette idée est née d’un besoin particulier pour les étudiants en Bachelor filière Sport de pouvoir assister aux cours en présentiel aussi bien qu’à distance. Ils auront également la possibilité de revoir les cours en replay s’ils n’ont pas pu y assister.

Le déploiement rapide de Teams face à la crise a questionné les professeurs sur de nouvelles façon de faire cours et d’interagir avec leurs étudiants à l’avenir, même si le en face à face pédagogique demeure indispensable. De nouveaux projets verront donc le jour. Avec sa forte dimension internationale, l’ESC Clermont Business School s’interroge déjà sur la meilleure façon de maintenir le lien avec les étudiants à l’étranger.