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Échanger au quotidien avec les étudiants, créer une communication plus proche et plus directe, leur offrir les outils collaboratifs modernes qui simplifieront leur cursus universitaire : avec Microsoft Office 365 et Microsoft Teams, l’Université de Bourgogne a trouvé l’outil idéal pour simplifier le flux de travail tout en encourageant chaque étudiant à s’exprimer.

Riche de six campus à Dijon, Auxerre, Chalon-surSaône, Le Creusot, Mâcon et Nevers, l’Université de Bourgogne (uB) est un établissement pluridisciplinaire de rang mondial qui propose plus de 400 diplômes nationaux (DUT, Licence, Licence Pro, diplôme d’ingénieur, Master, Doctorat, Habilitation à diriger la recherche…) et d’université (DU et DIU) dans tous les grands champs disciplinaires : santé, droit, sciences humaines, langues, sport… Elle accueille chaque année 30 000 étudiants au sein de ses 16 UFR, instituts et écoles, et ses activités de recherche, portées par 27 unités de recherche, couvrent 6 grands domaines : alimentation et environnement, santé et ingénierie moléculaire, photonique et matériaux avancés, apprentissage, patrimoine et territoire, vigne et vin.

Le docteur Hervé Devilliers, maître de conférences et praticien hospitalier (MCU-PH), fait partie des enseignants qui souhaitaient développer l’outil numérique au sein de l’Université. « Nous avons besoin de nous rapprocher des étudiants, explique ce spécialiste des maladies systémiques. L’UFR Sciences de santé accueille près de 5 000 étudiants par promo, dont près de 300 par promo dans ma seule discipline. Il nous fallait trouver un moyen de nous rapprocher d’eux, notamment en créant un nouveau canal de communication et d’échanges directs avec nous ».

Dans un premier temps, c’est vers les réseaux sociaux que les enseignants se tournent. Les étudiants s’y retrouvent et il semblait logique d’utiliser les mêmes outils qu’eux. « Les réseaux sociaux sont assez efficaces, estime le docteur Devilliers. J’y ai par exemple publié des articles, des vidéos, des flashs pédagogiques… qui ont été bien reçus. On peut aussi y dialoguer en groupe ou en
privé avec les étudiants. Mais plusieurs enseignants avaient, à juste titre je crois, quelques réticences à les utiliser car il est impossible d’y séparer pleinement ce qui relève du professionnel de ce qui relève du personnel. On peut certes créer quelques barrières, mais elles ne sont jamais complètement étanches ».

« Nous avons retrouvé tous les outils auxquels nous avions pris goût sur les réseaux sociaux. Le tout avec une ergonomie et une simplicité remarquables » Docteur Hervé Devilliers, maître de conférences et praticien hospitalier

Panorama de la solution

En bref : l’université de Bourgogne (uB) est une université pluridisciplinaire qui propose plus de 400 formations à 30 000 étudiants à Dijon, dans cinq villes de Bourgogne et partout dans le monde en formation à distance. Les 6 secteurs pluridisciplinaires de recherche, « Aliment et Environnement », « Santé (Health) et Ingénierie moléculaire », « Photonique et matériaux avancés », « Apprentissage et santé (Care) », « Patrimoines et Territoires » et « Vigne et Vin » définissent l’identité scientifique de la Bourgogne. http://www.u-bourgogne.fr

Mission:  rapprocher étudiants et enseignants en en créant un nouveau canal de communication et d’échanges directs entre toutes les parties.

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La solution viendra du vice-président de l’Université délégué au campus numérique, aux systèmes d’information et aux learning centers, qui présente aux enseignants Microsoft Teams, la plateforme dédiée au travail d’équipe intégrée à Microsoft Office 365. « La première impression a été excellente, relate Hervé Devilliers. Nous avons retrouvé tous les outils auxquels nous avions pris goût sur les réseaux sociaux : le groupement des participants par équipes, qui correspondent aux groupes que nous utilisions précédemment, le partage de fichiers, les conversations à plusieurs ou en privé, les notifications, l’utilisation en mobilité et sur tous les appareils connectés… Le tout avec une ergonomie et une simplicité remarquables ».

Après quelques mois d’utilisation, Microsoft Teams répond à tous les besoins exprimés. « Notre seul souci, si l’on peut dire, aura été de convaincre… les étudiants !, s’amuse l’enseignant. Ils utilisent déjà plusieurs réseaux sociaux à titre personnel et leur demander d’installer un outil supplémentaire sur leur téléphone ou leur tablette n’est pas aussi évident qu’on pourrait le croire. Mais eux aussi voient bien les avantages de Microsoft Teams et eux aussi préfèrent séparer nettement leur vie étudiante de leur vie privée ».

S’ils ne l’utilisent encore qu’en surface, les enseignants en médecine regardent de près toutes les fonctionnalités avancées de Microsoft Teams, notamment la visioconférence, qui pourrait par exemple être mise à profit pour dispenser des cours à distance ou dialoguer avec les partenaires de l’université ; le partage de fichiers, qui s’avérerait utile dans le cadre des échanges avec les labos de recherche ; ou encore les outils de planification d’événements et de réunions, qui pourraient aider à fluidifier l’emploi du temps de chacun. « Nous n’en sommes qu’au début et nous avons encore beaucoup de choses à faire avec Teams », s’enthousiasme Hervé Devilliers.

« Les nombreux connecteurs disponibles nous permettent d’intégrer dans Microsoft Teams les écosystèmes extérieurs de nos partenaires industriels » Docteur Mathieu Guerriaud, maître de conférences à l’UFR des Sciences de Santé (Pharmacie)

Gestionnaire universel de projets

À quelques pas de là, Mathieu Guerriaud, maître de conférences en droit pharmaceutique et de la santé, fait un usage un peu plus spécifique de Microsoft Teams. « Je le réserve pour l’instant à mes étudiants en 5ème année « industrie », soit environ 40 personnes, explique le docteur en pharmacie. Nous l’utilisons quasi-exclusivement en mode projet : ils doivent organiser la découverte d’un système pharmaceutique à l’étranger – cette année, ce sera à Milan – et Microsoft Teams est parfait pour ce type d’usage ».

Concrètement, les étudiants dialoguent, planifient leurs tâches et leurs réunions, échangent des fichiers, organisent des votes… « Ils utilisent Teams comme s’ils étaient déjà en entreprise, juge l’enseignant. Mes trois collègues et moi-même avons bien sûr accès à tous les groupes, mais les étudiants sont parfaitement autonomes ».

C’est aussi la possibilité de connecter des apps tierces qui est appréciée, et notamment MindMeister, un outil de cartographie mentale en ligne qui permet de développer et de partager des idées visuellement. « Les nombreux connecteurs disponibles nous permettent ainsi d’intégrer directement dans Microsoft Teams les écosystèmes extérieurs de nos partenaires industriels, précise Mathieu Guerriaud. Je pense par exemple à ceux qui utilisent Asana, un outil de gestion de projets très populaire aux Etats-Unis et au Canada, où nous avons plusieurs partenaires ».

Comme Hervé Devilliers, Matieu Guerriaud sait qu’il ne fait qu’effleurer l’ensemble des possibilités de Microsoft Teams. Mais il entrevoit déjà tout l’intérêt de l’outil, notamment dans le domaine de la recherche. Et même là où on ne l’attend pas forcément : « la mise en place par le gouvernement du service sanitaire, qui vise à familiariser les futurs professionnels de santé aux enjeux de prévention, nous concerne au premier chef, indique ainsi l’enseignant. Microsoft Teams va nous aider à organiser tout cela et à canaliser les énergies »

Bénéfices

 ● Un canal d’échanges efficace et simple d’utilisation

● Une utilisation en mobilité et sur tous les appareils

● Une adoption rapide des enseignants et des étudiants 

Technologies utilisées

●Microsoft Office 365

●Microsoft Teams