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Mieux collaborer grâce à Office 365 : l’exemple du groupe IONIS

Le groupe d’enseignement supérieur IONIS a choisi de déployer Office 365, la plateforme collaborative gratuite pour les établissements d’enseignement, dans plus de 20 écoles françaises, soit 57 établissements au total. Un choix qui bénéficie à près de 23 500 étudiants et 2 500 enseignants issus d’écoles reconnues comme l’ISG, EPITA, ou encore EPITECH. 

Pourquoi avoir opté pour la solution Microsoft ? Comment s’est déroulé le déploiement ? Quels sont les usages développés autour d’Office 365 ? Réponses avec Yannick Lejeune, directeur Internet du groupe.

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Dans quels établissements avez-vous déployé Office 365 ?  Comment s’est déroulée la migration ?

Aujourd’hui, quasiment tous nos établissements sont passés à Office 365. Les dernières migrations sont en cours et l’intégralité du groupe devrait être opérationnel à la rentrée de septembre 2016, au plus tard. Cela représente déjà plus de 20 000 utilisateurs.

Le début du déploiement remonte à presque 10 ans, à l’époque où Office 365 s’appelait Live@Edu. Nous faisions partie des groupes pilotes ayant testé la version bêta. La migration s’est faite par étape, en commençant par les écoles qui n’étaient pas équipées correctement en solutions de messagerie ou qui disposaient d’outils un peu obsolètes. Pour ces établissements, nous avons estimé que les interfaces en ligne d’Office 365 allaient permettre aux responsables informatiques de gagner en flexibilité.

« Au fur et à mesure que l’offre Office 365 s’est enrichie de produits et services, nous avons converti d’autres écoles. Et, petit à petit, les usages ont permis de convaincre le reste du groupe. »

Jusqu’ici, des différences subsistaient entre établissements et nous étions confrontés à des configurations hybrides avec d’un côté des serveurs Exchange internes réservés à l’administration, et de l’autre des adresses mail étudiantes sur Office 365, un reliquat de l’époque où Live@Edu ne concernait que les étudiants et pas l’équipe administrative.

Aujourd’hui, nous sommes est en train de nous orienter vers des solutions où l’adresse mail et le front Office 365 permettent de se loguer à tout un ensemble de services. Il est donc important pour nous que tout le monde migre vers cette solution.

 

Pourquoi avoir opté pour Office 365 ?

Avant, chaque école avait sa propre solution, propriétaires ou open source. Avec le DSI, nous avons décidé de rationaliser tous les outils et d’aller vers la solution qui nous paraissait la plus intéressante pour nos étudiants, Office 365.

Au départ, nous avions choisi cette solution parce que nous avions un historique de collaboration avec Microsoft. Il nous est donc apparu tout naturel de travailler avec eux. Un choix qui a été conforté l’an dernier quand nous avons mis en place notre projet numérique global. Nous avons réalisé un benchmark très poussé entre Office 365 et ses concurrents, basé sur de nombreuses fonctionnalités et critères, cela a permis de confirmer la solution de manière plus pérenne et stratégique.

 

Quel était votre cahier des charges ? Quels étaient les besoins auxquels vous souhaitiez répondre ?

Aujourd’hui, Office 365 n’est plus seulement une solution de messagerie. Pour nous, c’est l’environnement numérique de travail qui devient l’épicentre.

Un des premiers critères de choix a été l’intégration entre notre suite Office 365 et les outils que nos étudiants connaissaient déjà (Word, Excel, PowerPoint). Le deuxième critère, ce sont les questions liées à la sécurité et à la propriété des données. Et, là-dessus, nous trouvions que Microsoft apportait un certain nombre de garanties qui nous paraissaient supérieures à d’autres concurrents.

Il y a quelques mois, Satya Nadella, le PDG de Microsoft, a annoncé qu’Office allait devenir un outil beaucoup plus stratégique et qu’il allait dépasser les concurrents sur un certain nombre de fonctionnalités. Promesse tenue. Pour nous, cette dynamique d’évolution du produit est gage de la pérennité de la solution, notamment sur des outils liés à l’éducation comme  OneNote for teachers, ou Office Mix dans Powerpoint.

 

Comment avez-vous accompagné ces changements auprès des personnels ?

Nous avons créé un poste de chef de projet Adoption Office 365 dont la première mission est d’expliquer aux équipes les services offerts par Office 365. Globalement, les personnels et les étudiants savent qu’Office 365 leur permet d’accéder à leurs mails, mais la messagerie n’est que le sommet de l’iceberg.

Pour creuser avec eux toutes les possibilités, nous diffusons une newsletter hebdomadaire dans laquelle nous dispensons des trucs et astuces. Ils peuvent être très concrets, comme le paramétrage de sa fonctionnalité Courrier pêle-mêle dans Outlook ou plus génériques, la présentation de l’outil Sway, par exemple. Chaque fiche est accompagnée d’une vidéo de 3 min. Toutes ces vidéos sont stockées sur un site web qui va devenir une sorte de pense-bête pour les étudiants et les équipes administratives.

Au sein même des écoles, certaines personnes se sont spécialisées sur des problématiques métiers. Chez EPITECH par exemple, SharePoint est très utilisé. A l’ISEG, les professeurs partagent leurs emplois du temps entre collègues ou avec les étudiants. En fonction des nécessités, les écoles émettent des usages spécifiques que nous essayons de redistribuer en mettant en place des systèmes de partage de bonnes pratiques. A la rentrée, je pense que l’on instaurera un programme de « champion interne » au niveau des étudiants, pour avoir des référents auxquels leurs camarades pourront poser des questions.

 

Mieux collaborer grâce à Office 365 : l’exemple du groupe IONIS

 

Quels sont les principaux usages qui se sont développés autours d’Office 365 dans les établissements ?

Nous avons fait un sondage auprès de nos 23 000 utilisateurs et de 20 000 de nos anciens élèves. Ce qui ressort, c’est avant tout l’usage de la messagerie. D’ailleurs, c’est aussi un très bon vecteur d’adoption. De nombreux utilisateurs passent à Office 365 parce qu’ils se rendent compte que c’est très facile à configurer sur leurs mobiles, notamment via l’application Outlook qui est très bien pensée en termes de productivité.

Ensuite, il y a évidemment la bureautique classique et OneDrive qui permet de stocker des documents et de les sauvegarder dans le nuage. Ce sont les deux autres usages les plus développés car leur prise en main est relativement facile.

En revanche, pour la visioconférence à travers Skype ou la prise de note collaborative sur un OneNote partagé, c’est plus compliqué. Ils nécessitent d’être mieux formés. Nous savons donc que les premiers usages viennent naturellement, alors que pour les deuxièmes, il faut aller « évangéliser » les équipes.

 

Quels sont les avantages de l’utilisation d’Office pour les utilisateurs (personnels et élèves) ?

Au jour le jour, Office 365 leur fait gagner du temps et les aide à être plus productifs.

Nous voulons pousser les outils qui leur permettront de travailler ensemble à distance, quand ils veulent et n’importe où dans le monde. C’est un point important car nous avons des écoles qui ont des passages internationaux obligatoires : les étudiants partent souvent un ou plusieurs semestres de leur scolarité à l’étranger. Nous voudrions leur montrer qu’avec ces outils on peut faire une réunion Skype avec n’importe qui. Nous voulons leur apprendre à travailler différemment. Ce sont des choses qui vont leur servir toute leur vie, et surtout dans leurs futures entreprises.

Quelles sont les prochaines évolutions prévues ?

Avec la DSI, nous sommes en train d’activer un certain nombre de services autour d’Azure Active Directory pour qu’Office 365 devienne l’outil d’identification unique à l’intégralité des services de nos campus. On pourra par exemple accéder au Wifi ou à ses cours en lignes via son compte Office 365.

L’an prochain, nous comptons opérer des déploiements concrets pour les enseignants (classe virtuelle, visioconférence, partage de documents). Par la suite, nous aurons aussi des réflexions plus poussées sur des briques comme Yammer : comment animer les communautés ? Quelles ressources mobiliser ?

 

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