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Outils de productivité dans le cloud, plateformes de collaboration, appareils tactiles, tablettes, 2-en1, smartphones… Si les nouveaux outils digitaux bouleversent les manières d’apprendre et d’enseigner, ils soulèvent également de nombreux défis technologiques pour les établissements scolaires.

Architecture technique, sécurité, gestion de parc informatique, archivage et protection des données, conduite du changement, formation aux nouveaux usages… Dans cette Interview, Christophe Laproste présente les solutions technologiques permettant aux établissements d’enseignement de répondre aux besoins opérationnels engendrés par leur transformation numérique.

“Les enjeux de la sécurité informatique ne pourront pas être relevés sans une véritable transformation de la DSI des établissements éducatifs”

Quels défis doivent relever les DSI des établissements éducatifs qui entreprennent leur digitalisation ?

Il ne peut pas y avoir de transformation digitale sans une profonde remise en question du rôle de la DSI et des équipes informatiques. Les élèves et le personnel pédagogique sont de plus en plus exigeants vis-à-vis des technologies mises à leur disposition. S’ils n’ont pas accès à des solutions suffisamment performantes et ergonomiques, ils n’hésiteront pas à se les procurer eux-mêmes en se tournant vers des solutions grand public. Or, ces solutions ne répondent absolument pas aux enjeux du respect de la vie privée ni aux enjeux modernes de sécurité. On comprend donc l’importance de s’adapter rapidement aux exigences des élèves et des enseignants. Sans cette prise de conscience de la DSI, les enjeux cruciaux de la sécurité informatique ne pourront pas être relevés.

L’adaptation aux scénarios BYOD (Bring Your Own Device) est un autre défi important en termes de sécurité. Faire entrer du matériel privé au sein de l’établissement pour accéder au SI n’est pas anodin… Il ne s’agit pas d’une simple question de connexion au WIFI de l’établissement. Les devices doivent impérativement respecter des éléments de sécurité prédéfinis par la DSI avant d’être autorisés à accéder au système d’information.

Par ailleurs, les services informatiques doivent fournir des environnements de travail qui répondent aux nouveaux modes d’apprentissage (accès aux cours, aux travaux pratiques, aux applications, travaux en groupe, accès à distance… On peut également envisager des environnements prêts à l’emploi (« lab on demand ») auxquels les étudiants accèdent grâce à leur device. Tout cela implique une transformation complète de la DSI.

Nous recommandons toujours aux établissements scolaires de se faire accompagner par un partenaire certifié sur les technologies Microsoft afin de réussir leur transformation digitale, c’est généralement le cas au travers d’un projet global géré par la collectivité.

Comment cette digitalisation se traduit-elle sur le plan des usages ?

L’évolution des usages conduit de plus en plus à s’affranchir des frontières de la classe et de l’établissement scolaire. Les élèves doivent pouvoir accéder aux contenus éducatifs depuis leur domicile, suivre des cours en direct via une webcam, télécharger des documents via des solutions collaboratives… Le home working est une tendance tout à fait transposable au secteur de l’enseignement. Ces nouveaux usages permettent de proposer une continuité dans l’enseignement, y compris en cas de graves intempéries ou épidémies.

La digitalisation doit également être au service d’une meilleure organisation des bâtiments scolaires. On parle alors de bâtiment ou de campus connecté. Ces nouvelles technologies facilitent la recherche d’information et apportent un certain confort, qu’il s’agisse de trouver rapidement une salle pour travailler en groupe ou un espace au calme pour se concentrer. La mise en place de salles connectées, avec des capteurs de présence et de bruit s’inscrit dans cette logique. On voit également se développer des outils tels que Microsoft Surface Hub, qui permet la prise de note sur un tableau tactile collaboratif connecté, la visio conférence ou encore le transfert des notes en quelques instants. Ces nouveaux usages vont beaucoup plus loin que les ENT actuels.

Qui a l’initiative de la transformation digitale dans les établissements d’enseignement ? La digitalisation fait-elle naître de nouvelles fonctions ?

On voit effectivement de nouveaux rôles émerger au sein des établissements éducatifs. Certains ont mis en place des directions du numérique avec de nouveaux métiers pour conduire la transformation digitale. Avec le chef d’établissement, ils impulsent les projets de digitalisation et travaillent main dans la main avec la DSI qui se charge de trouver les solutions technologiques pour que les nouveaux usages soient mis en oeuvre avec succès.

Quels sont les aménagements à réaliser dans les architectures techniques des établissements scolaires pour les rendre compatibles avec les nouveaux usages numériques ?

Dans un premier temps, il faut veiller à ce que les aménagements basiques soient opérationnels. A commencer par le WIFI, qui n’est malheureusement pas toujours de bonne qualité. Il est important que les élèves et enseignants puissent se connecter n’importe-où, sans goulot d’étranglement. Nous avons d’ailleurs des partenaires experts qui sont en mesure de mettre en place des bornes WIFI professionnelles afin d’avoir une parfaite continuité de connexion dans et entre les bâtiments, y compris en déplacement. Enfin, il est nécessaire de s’appuyer sur une connexion internet très haut débit afin de répondre aux scénarios de travail collaboratif moderne qui passe par des outils dans le cloud. Sans une bonne connexion internet, les usages sont forcément tirés vers le bas…

L’autre aménagement concerne les prises électriques pour recharger les appareils. C’est une installation basique mais qui peut cependant nuire au bon déroulement d’un projet de transformation digitale, surtout dans les collèges et lycées – souvent mal équipés à ce niveau. Idéalement, il faut prévoir une salle ou un environnement dédié au rechargement sécurisé des devices et à leur mise à jour. On ne peut plus se reposer sur des mises à jour épisodiques, la maintenance doit être quotidienne et peut s’opérer à distance sous réserve que les appareils soient connectés.

Comment gérer la production documentaire générée par ces nouveaux usages : stockage, archivage des documents numériques, gestion du patrimoine documentaire de l’élève…

Les établissements éducatifs doivent s’appuyer sur des solutions modernes et professionnelles en évitant les espaces de stockage pour le grand public qui ne sont pas adaptés aux usages scolaires. Le problème de ces solutions grand public est qu’elles ne permettent pas de maîtriser les identités : chaque individu, élève ou enseignant, crée sa propre identité sans référentiel commun et exploite le système sans réelle possibilité de contrôle sur le partage des informations, leur lieu de stockage, le respect de la vie privée, etc.

Microsoft Office 365 pour l’Education permet d’éviter ces écueils en fournissant tous les outils collaboratifs nécessaires aux élèves et enseignants, dans un contexte sécurisé avec des engagements contractuels concernant le respect de la vie privée, la sécurité, en proposant le suivi du partage des informations, la possibilité d’établir des règles pour éviter la divulgation des données à l’extérieur de l’établissement… Il est primordial de s’appuyer sur une plateforme robuste, professionnelle et qui offre des niveaux de sécurité avancés. Cette démarche est d’autant plus pertinente dans le contexte d’entrée en vigueur imminente de la nouvelle règlementation européenne sur la protection des données (RGPD).

Comment simplifier le déploiement et la gestion des appareils numériques dans les établissements scolaires ?

Commençons par distinguer trois scénarii d’usage. Les devices peuvent être « attribués », c’est-à-dire que chaque élève dispose d’une machine qu’il peut utiliser dans l’enceinte de l’établissement ou en dehors, selon la politique adoptée. On peut également mettre en place des devices « partagés » via des chariots mobiles ou des salles multimédias. Enfin, la dernière option consiste à développer les pratiques BYOD : chaque élève ou enseignant vient dans l’établissement avec son appareil personnel.

Quel que soit le ou les scénario(ii) envisagé(s), il faut être en mesure de déployer et gérer efficacement ces appareils avec un maximum de simplicité, tout en garantissant une sécurité optimale. La réussite de cet objectif passe nécessairement par un système de gestion de parc moderne. Des solutions telles que System Center Configuration Manager (SCCM) et Intune pour l’Education permettent de répondre facilement à tous les scénarii.

Avec Intune et SCCM, Microsoft propose deux outils de gestion de parc. Quel intérêt ? Les approches sont-elles différentes ?

Oui, les approches proposées via Intune pour l’Education et SCCM (System Center Configuration Manager) sont différentes mais complémentaires. La partie du parc informatique qui reste dans l’enceinte de l’établissement est gérée par SCCM, l’autre partie du parc étant connectée à Intune. Les deux technologies sont complémentaires et interconnectées, le management étant centralisé grâce à la console SCCM. Cette continuité de supervision permet d’envisager sereinement tous les cas de figure.

De plus, au travers d’Intune pour l’Education, le déploiement des applications peut être délégué facilement à des référents pédagogiques, ce qui permet d’alléger la charge de travail des équipes techniques IT et surtout d’améliorer la réactivité pour les demandes de déploiement d’applications au quotidien. De plus, au travers d’Intune pour l’Education, le déploiement des applications peut être délégué facilement à des référents pédagogiques, ce qui permet d’alléger la charge de travail des équipes
techniques IT et surtout d’améliorer la réactivité pour les demandes de déploiement d’applications.

Christophe Laproste,

Expert innovations technologiques pour l’Education